Search

EP 2. : Three Scenarios of recruitment after COVID-19

Updated: Jul 6

ในตอนที่แล้ว เราคุยกันว่าภายหลัง การระบาด [รอบแรก] ของโควิด มีความเป็นไปได้ว่าสถานะขององค์กรต่างๆ จะอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่ง ได้แก่

  1. องค์กรที่ได้รับผลกระทบทางธุรกิจอย่างรุนแรง(Damaged)

  2. องค์กรที่ได้รับผลกระทบในระยะสั้น (Challenged)

  3. องค์กรที่นอกจากจะไม่ได้รับผลกระทบแล้ว ยังสามารถเติบโตได้ ( Fortunate)

วันนี้เราจะเริ่มคุยถึงกระบวนการแรกคือ การสรรหา (recruitment) ซึ่งเราเห็นอย่างชัดเจนในช่วงโควิดว่า องค์กรส่วนใหญ่ระงับหรือชะลอการสรรหาและจ้างงาน แม้บางส่วนยังคงดำเนินการสรรหาอย่างต่อเนื่อง แต่ก็ต้องปรับรูปแบบการสรรหาให้เหมาะสมกับมาตรการควบคุมการระบาดด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้



สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึงในกระบวนการสรรหาภายหลังโควิด ได้แก่

  • ทำให้กระบวนการสรรหามีความปลอดภัย และสร้างความสบายใจให้ผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการ

  • รักษาภาพลักษณ์ที่ดีของผู้จ้างงาน (employer brand) แม้ในสถานการณ์ที่บริษัท ประสบปัญหาผลประกอบการ

  • มุ่งสร้างประสบการณ์ที่ดีแม้รูปแบบของการติดต่อ (touch point) จะเปลี่ยนไปจากเดิม

  • สื่อสารสภาพการทำงาน (working condition) ให้ชัดเจนเพื่อความเข้าใจตรงกัน เช่น ทำงานจากบ้าน ความหนาแน่นของพื้นที่ทำงาน ความถึ่และความใกล้ชิดกับผู้มาติดต่อ เป็นต้น

  • เปลี่ยนความคิดเกี่ยวกับแหล่งและประเภทแรงงานจากที่เคยปฏิบัติเป็นประจำ

  • สร้างคุณค่า (perceived value) ของทีมสรรหาให้ผู้บริหารตระหนัก แม้ปริมาณการจ้างงานลดลง

เมื่อพิจารณาสิ่งที่ควรคำนึงแล้ว จะพบว่าทุกองค์กรควรทบทวนกระบวนการสรรหา (recruitment funnel) อย่างจริงจัง ไม่ว่าองค์กรนั้นจะอยุ่ในโหมดหลังโควิดเช่นไร


การประกาศงาน (job posting) ในสถานการณ์ที่มีความผันผวน เปลี่ยนแปลงเร็ว หากบริษัทใดที่ยังมีการจ้างงานอยู่ สิ่งที่ควรดำเนินการคือทำให้ทุกคนทราบว่าการสรรหายังดำเนินต่อเนื่อง ดังนั้น การประกาศงานควรมีการอัพเดทข้อกำหนดให้สะท้อนภาพจริง (realistic job profile ) และลงประกาศใหม่ (re-post) ทั้งหมด เนื่องจากผู้สมัครอาจเข้าใจว่าตำแหน่งที่เปิดเมื่อ มีนาคม 2563 คงไม่ได้เปิดรับแล้วในปัจจุบัน ในกรณีที่องค์กรประสบปัญหา (ทั้ง damaged และ challenged) กลยุทธ์ที่สำคัญคือการสร้าง กลุ่มเป้าหมายที่มีความพร้อม ( talent pipeline) ซึ่งทำได้โดยการกลั่นกรองใบสมัคร และ เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายเพื่ออัพเดทประวัติ รวมทั้ง การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี (stay connected) ซึ่งเมื่อถึงเวลาที่องค์กรต้องการกลุ่มเป้าหมายเหล่านี้ การคัดเลือกก็จะทำได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น


ในสถานการณ์เช่นนี้ วิกฤติของบางองค์กรได้กลายเป็นโอกาสขององค์กรอื่น เพราะในขณะที่องค์กรในอุตสาหกรรมการบิน โรงแรม ท่องเที่ยว ร้านอาหาร ประสบปัญหาจนต้องลดจำนวนพนักงาน กลับเป็นโอกาสให้องค์กรอื่นสามารถเข้าถึงพนักงานที่มีทักษะด้านการบริการ โดยอาจจะเลือกใช้ในรูปแบบ พนักงานทางเลือก (contingent workers) ได้ ตัวอย่างเช่น บางองค์กรมีการเปิดรับพนักงานจากธุรกิจที่ได้รับผลกระทบ เพื่อเข้ามาเรียนรู้ทักษะการขายทั้งทางออกไลน์และการเรียนรู้หน้างาน ทำให้สามารถเพิ่มจำนวนพนักงานขายที่ไม่ต้องจ่ายเงินเดือนประจำ แต่เป็นการจ่ายเงินรางวัลการขาย (incentive) ตามผลงานเท่านั้น


การติดตามสถานะผู้สมัคร ( Application Tracking System- ATS) องค์กรส่วนใหญ่เริ่มนำซอฟท์แวร์ที่มีอยู่ให้เลือกมากมายมาใช้ เพื่อความสะดวก และ ทำให้เห็นภาพการเคลื่อนของการสมัครตลอดทั้งกระบวนการ(end-to-end) อย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่ผู้สมัครเข้าสู่กระบวนการสรรหาแล้วแต่มีการหยุดกระบวนการชั่วคราว องค์กรควรติดต่อแจ้งสถานะปัจจุบัน และ แนวโน้มความคืบหน้าในขั้นตอนต่อไปให้ผู้สมัครทราบอย่างต่อเนื่อง


การสัมภาษณ์ คืองาน (tasks) ที่มีการปรับเปลี่ยนมากที่สุดในกระบวนการสรรหาอันเป็นผลมาจากความกังวลเกื่ยวกับการแพร่กระจายของเชื้อ และ มาตรการรักษาระยะห่างทางสังคม ในองค์กรที่ยังคงเติบโต (fortunate) การสรรหาคัดเลือกให้รวดเร็วในคือสิ่งสำคัญ เพราะบริษัทเหล่านี้ได้รับประโยชน์จากสถานการณ์ที่เกิดขึ้น กลุ่มนี้คือกลุ่มที่จำเป็นต้องนำเทคโนโลยีมาใช้ในการสัมภาษณ์และจ้างงานให้เร็วที่สุด และแม้เครื่องมืออย่าง Zoom, Skype หรือ Hangouts จะเป็นที่นิยม แต่แอพพลิเคชั่นเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อการประชุม ไม่ใช่เพื่อ virtual interviewing ดังนั้น ในระยะยาว หากองค์กรใดที่จะใช้การสัมภาษณ์ออนไลน์เป็นเครื่องมือประจำ ก็ควรต้องมองหาแอพพลิเคชั่นที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ ซึ่งน่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่า


การที่องค์กร นำมาตรการทำงานจากที่บ้านมาใช้ในช่วงเวลาที่ผ่านมา แม้ว่าหลายๆ แห่งจะไม่ได้เตรียมตัวเตรียมใจมาก่อน แต่ต่างก็พยายามปรับและแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ ตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ซึ่งส่วนใหญ่พบว่า จริงๆ แล้วมีงานบางประเภทที่สามารถทำงานจากบ้านหรือนอกสถานที่ทำงาน ( remote working) ได้ โดยไม่มีผลต่อประสิทธิผลการทำงานแต่อย่างใด ดังนั้น จึงมีความเป็นไปได้ว่า หลายงานจะถูกกำหนดให้ทำงานนอกสถานที่ทำงานอย่างถาวร ซึ่ง หากองค์กรใดสามารถกำหนดได้แน่ชัดว่า ตำแหน่งงานใดบ้างที่ทำงานนอกสถานที่ทำงานได้ ความชัดเจนดังกล่าวจะทำให้การสรรหามีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะเป็นการขยายกลุ่มผู้สมัครเป้าหมายให้กว้างมากขึ้น เพราะระยะเวลาการเดินทาง และที่ตั้งของสถานที่ทำงาน ไม่ได้เป็นอุปสรรคแต่อย่างใด ในทางกลับกัน การที่ผู้สมัครทราบตั้งแต่แรกว่างานที่สมัครเป็นการทำงานนอกสถานที่ทำงานเต็มรูป จะช่วยลดโอกาสที่พนักงานใหม่จะลาออกเพราะไม่พอใจที่มีการเปลี่ยนแปลงลักษณะงานภายหลังการจ้าง


สิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามในกระบวนการสัมภาษณ์ก็คือ การพัฒนาทักษะทีมสรรหา รวมถึงสายงาน (hiring manager) ให้สามารถใช้เทคโนโลยี และ เข้าใจแนวคิดเชิงพฤติกรรมเบื้องต้นของการติดต่อแบบไม่พบหน้า (virtual interview) เพราะการประเมินพฤติกรรมที่แสดงออกมีความแตกต่างกัน


องค์กรอาจจะต้องปรับกระบวนการสัมภาษณ์และตัดสินใจใหม่ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่ต้องการความรวดเร็วและปลอดภัย เช่น ลดจำนวนจำนวนผู้สัมภาษณ์และขั้นตอนลง เพราะนอกจากจะทำให้การติดสินใจกระชับขึ้นแล้ว ยังช่วยลดภาระ พนักงานที่เกี่ยวข้องในกระบวนการซี่งต่างก็มีภาระล้นมือในสถานการณ์เช่นนี้ นอกจากนั้น ยังสามารถนำเทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจได้ เช่น การใช้ machine learning คัดกรองใบสมัครซึ่งนอกจากจะทำได้อย่างปราศจากอคติ (bias free) แล้ว ยังช่วยลดการสูญเสียเวลาที่ผู้สัมภาษณ์ต้องพบกับผู้สมัครซึ่งมีคุณสมบัติไม่ตรงกับความต้องการได้อีกด้วย ทั้งนี้ องค์กรต้องวางแผนอย่างเป็นระบบในการนำเทคโนโลยีมาใช้ เพราะการผสมผสานเครื่องมือที่ลงตัวจะช่วยทำให้ผลการตัดสินใจเป็นไปตามที่เราคาดหวัง เช่น การสัมภาษณ์ออนไลน์แบบตัวต่อตัว แบบคณะ (panel interview) เมื่อใช้ร่วมกัน การนำเสนอ (presentation)ของผู้สมัคร และ แบบทดสอบออนไลน์ (online tests) จะทำให้องค์กรเลือกคนได้อย่างมั่นใจยิ่งขึ้น



การรักษาภาพลักษณ์ขององค์กรต่อการรับรู้ภายนอกในฐานะ นายจ้างในดวงใจ (preferred employer) ก็เป็นสิ่งสำคัญ องค์กรควรนำความเชี่ยวชาญทางการตลาดมาใช้ในงาน HR ทั้งในแง่การสร้างเนื้อหา (content) และการเลือกช่องทาง (channel) ซึ่งโซเชียลมีเดียแพลท์ฟอร์มที่ HR ใช้โดยทั่วไป นอกเหนือจาก เวปไซต์ขององค์กร ก็คือ LinkedIn และ Facebook ที่อาจจะดี แต่ไม่เพียงพอ เพราะ ช่องทางอื่น เช่น Twitter , Instagram หรือ YouTube ต่างก็มีอิทธิพลต่อความคิดของคนในสังคมอย่างยิ่ง ทั้งนี้ influencer ที่สำคัญที่สุดในการสื่อสิ่งดีดีขององค์กรออกไปภายนอกก็คือ พนักงานของเรา และ เนื้อหาที่ดีที่สุดก็คือ วัฒนธรรม (way we do thing here) ขององค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ผ่านมา ซึ่งถือเป็นช่วงเวลาที่สำคัญ (moment that matter) ดังนั้น องค์กรจึงควรมีแผนว่าจะทำให้พนักงานของเรามีส่วนในการเล่าเรื่องราวดีดี เพื่อสร้างภาพลักษณ์ไปสู่เครือข่าย (network) ของแต่ละคนผ่านช่องทางต่างๆ ได้อย่างไร

.

การเตรียมพนักงาน (onboarding) ในยุคหลังโควิดเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องมีการปรับรูปแบบใหม่ เพราะองค์กรต้องสร้างความมั่นใจให้กับผู้สมัคร และที่สำคัญองค์กรต้องใช้โอกาสนี้ในการสร้าง เป้าประสงค์ร่วมกัน (common purpose) บนพื้นฐานของวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรง อันจะนำไปสู่ความผูกพันซึ่งองค์กรทุกแห่งต้องการ การจัด onboarding ในรูปแบบใหม่ ควรมีการผสมผสานกิจกรรมทั้งในรูปแบบ on-line และ in-person (ขึ้นอยู่กับสถานการณ์) อย่างเหมาะสม


กลุ่ม 1 องค์กรที่ได้รับผลกระทบทางธุรกิจอย่างรุนแรง(Damaged)

นอกจากจะไม่จ้างงานแล้ว อาจจำเป็นต้องลดจำนวนพนักงานอีกด้วย กิจกรรมการสรรหาที่สำคัญคือการบริหารการใช้แรงงานภายใน (internal mobility) ให้เกิดประโยชน์สูงสุด นอกจากนั้น อาจจะต้องอาศัยความร่วมมือกับเครือข่ายภายนอกเพื่อรับ talent ที่องค์กรต้องการรักษาไว้ไปทำงาน(พร้อมทั้งรับผิดชอบค่าใช้จ่าย) จนกว่าสถานการณ์ขององค์กรจะดีขึ้น ซึ่งแนวคิดนี้เรียกว่า การให้ยืมพนักงานซึ่งมีความสามารถ (talent lending)

การรับรู้ต่อภาพลักษณ์องค์กรก็เป็นสิ่งสำคัญ แม้องค์กรจะได้รับผลกระทบอย่างรุนแรง โดยทีมสรรหาต้องเพิ่มทักษะทางด้านการตลาด หรืออาจอาศัยความชำนาญจากทีมการตลาดเข้ามาช่วยสร้างการรับรู้โดยไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณเพิ่มแต่อย่างใด การรักษาความสัมพันธ์กับผู้สมัครก็เป็นวิธีการหนึ่งที่นอกจากจะช่วยสร้างภาพลักษณ์แล้วยัง มีส่วนเตรียม กลุ่มเป้าหมาย (talent pipeline) ให้พร้อมใช้เมื่อสถานการณ์ดีขึ้น การนำเทคโนโลยีซึ่งไม่ต้องลงทุนเพิ่มจะช่วยทำให้การสร้างกลุ่มเป้าหมาย และ การติดต่อสื่อสารกับผู้สมัครมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น


ทีมสรรหาในองค์กรกลุ่มที่ 1 จำเป็นต้องเพิ่มทักษะ (cross-skilling & upskilling) ให้สามารถทำงานโครงการอื่นๆ ของสายงาน HR ได้ตามความจำเป็นทางธุรกิจ ในขณะที่ความต้องการในการสรรหาลดลง และในกรณีที่องค์กรมีการลดคน ทีมสรรหาสามรถเพิ่มคุณค่าในการทำงานได้โดย ทำหน้าที่ให้คำปรึกษาเพื่อเพิ่มโอกาสให้พนักงานซึ่งได้รับผลกระทบมีความพร้อมที่จะหางานใหม่ (outplacement) ได้สูงขึ้น


กลุ่ม 2 องค์กรที่ได้รับผลกระทบในระยะสั้น (Challenged)

ในกลุ่มนี้ ยังคงมีการจ้างงานอยู่ แต่ต้องจัดลำดับความสำคัญใหม่ (re-prioritization) เพื่อระบุตำแหน่งที่มีความสำคัญ (pivotal roles) ทั้งนี้ เพื่อควบคุมการใช้งบประมาณ ในขณะเดียวกัน ก็ต้องมีความพร้อมที่จะเพิ่มขีดความสามารถ (ramp-up) การสรรหาได้ในเวลารวดเร็ว หัวใจสำคัญของการสรรหาสำหรับองค์กรกลุ่มนี้คือ ความคล่องตัวยืดหยุ่น (agility) ทีมสรรหาต้องปรับความคิดเกี่ยวกับแหล่ง และประเภทของแรงงาน เพื่อให้องค์กรเพิ่มหรือลดจำนวนได้ทันเวลาและทันความต้องการ


ทีมสรรหาต้องสามารถให้คำปรึกษากับผู้บริหารในการกำหนดเกณฑ์เพื่อระบุตำแหน่งที่มีความสำคัญ (pivotal roles) ที่สามารถวัดได้ (measurable) เพื่อติดตามความคุ้มค่าของการจ้างงาน และเนื่องจากสถานการณ์การระบาดยังไม่มีความแน่นอน การใอธิบายสภาพการทำงาน (working condition) ที่ชัดเจนต่อผู้สมัครจึงมีความสำคัญเพื่อให้ความเข้าใจตรงกัน เช่น อาจมีโอกาสที่จะต้องเลื่อนวันเริ่มงานออกไป อาจะต้องปรับสู่โหมดการทำงานจากบ้าน (WFH) ในช่วงบางช่วง อาจมีการปรับสวัสดิการและผลประโยชน์บางเรื่องจากที่เคยมี เป็นต้น


การลงทุนเพื่อสร้างภาพลักษณ์ (employer brand building) ยังต้องมีการทำอย่างต่อเนื่อง ควบคู่ไปกับการสร้างกลุ่มเป้าหมาย (talent pipeline) ให้พร้อมใช้ เพื่อเตรียมตัวสำหรับการขยายขีดความสามารถในการสรรหาภายในช่วงเวลาอันสั้น การนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อการสัมภาษณ์ และ บริหารจัดการผู้สมัครจึงมีความสำคัญ เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนว่าใครอยู่ตรงไหนของกระบวนการ นอกจากนั้น ทีมสรรหาควรเริ่มศึกษาอย่างจริงจังถึงการลงทุนเพื่อนำเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการสรรหาตลอดทั้งกระบวนการในระยะยาว รวมถึงการเตรียมกระบวนการเพื่อรองรับการสรรหากลุ่ม พนักงานทางเลือก (contingent workers) และ พนักงานที่ทำงานนอกที่ทำงาน (remote workers ) อย่างจริงจัง


ทีมสรรหาในองค์กรกลุ่มที่ 2 ยังคงมุ่งเน้นความรับผิดชอบในการสรรหาเช่นเดิม แต่ต้องพัฒนาตนเองให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงภายนอกและเทคโนโลยีใหม่ๆ เพื่อจะปรับกระบวนการและวิธีทำงานได้ทันเวลา


กลุ่ม 3 องค์กรที่นอกจากจะไม่ได้รับผลกระทบแล้ว ยังสามารถเติบโตได้ ( Fortunate)

กลุ่มนี้จะมีการจ้างงานจำนวนมาก เพราะสภาวะการณ์ที่เกิดเอื้อให้ธุรกิจเติบโต หัวใจสำคัญคือความรวดเร็วของกระบวนการสรรหา ซึ่งต้องปรับเปลี่ยนจากแนวทางที่เคยใช้มาแต่เดิม ข้อได้เปรียบขององค์กรกลุ่มนี้คือมีงบการลงทุนเพื่อนำเทคโนโลยีมาใช้ ทำให้สามารถยกระดับขีดความสามารถของทีมสรรหาได้ทันทีภายในระยะเวลาอันสั้น แต่ก็ควรต้องคำนึงถึงปัจจัยความสำเร็จอื่นๆ ของการนำเทคโนโลยีมาใช้ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ทักษะของหัวหน้างานที่เกี่ยวข้องกับการสรรหา เพราะรูปแบบการติดต่อเปลี่ยนจากการพบหน้า (in-person meeting) ไปสู่การติดต่อทางสาย (virtual meeting) การเข้าถีงและเลือกใช้ พนักงานทางเลือกก็มีความสำคัญ แต่ไม่ใช่เพื่อการควบคุมงบประมาณแต่เพื่อให้ได้คนที่พร้อม (ready-now) เป็นสำคัญ


องค์กรที่อยู่ในโหมดการเติบโตนี้ ต้องให้ความสำคัญกับ ขีดความสามารถในการดึงดูดคน (attraction) ซึ่งทำได้ผ่านการสร้างภาพลักษณ์โดยเน้นการสื่อสารวัฒนธรรมองค์กรที่มีเป้าประสงค์ (purpose) ชัดเจน ไปสู่กลุ่มเป้าหมาย นอกจากนั้น ยังต้องทำงานร่วมกับทีมอื่น เช่น Center of Excellence (CoE) ในการยกระดับข้อเสนอ (offering) ได้แก่ เงินเดือน สวัสดิการ ผลประโยชน์ และสิ่งแวดล้อมในการทำงาน ที่ดึงดูดและตอบสนองความต้องการเฉพาะบุคคล (personalization) ได้


ทีมสรรหาในกลุ่มนี้ ต้องทำงานเพื่อสร้างขีดความสามารถให้องค์กรสามารถเติบโตจากสถานการณ์ปัจจุบันได้ ควบคู่ไปกับการเตรียมคนสำหรับการเติบโตในอนาคต เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป ซึ่การจะทำเช่นนั้นได้ ทีมสรรหาต้องเข้าใจธุรกิจอย่างชัดเจนว่าจะมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบ (business model) ไปในทิศทางใด


จะเห็นได้ว่า การสรรหาขององค์กรภายหลังโควิดนั้น จะมีภาระกิจที่ไม่เหมือนกันขึ้นอยุ่กับว่าองค์กรนั้นอยู่ในกลุ่มไหน แต่ทั้งนี้ ก็ยังไม่สามารถวางใจได้ว่าสถานะองค์กรจะนิ่งอยู่แบบนั้นเป็นเวลานาน เพราะทุกวันนี้ยังไม่มีใครคาดการณ์ได้แน่ชัดว่าสถานการณ์การระบาดจะเป็นอย่างไร และจะควบคุมได้เบ็ดเสร็จเมือ่ไหร่ ดังนั้น ไม่ว่าองค์กรที่เราทำงานด้วยจะอยู่ในกลุ่มใด แต่เราก็ต้องพร้อมรับที่จะปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
1,567 views

CONTACT US

888/143 Mahatun Plaza Floor 14th,

Ploenchit  Patumwan, Bangkok 10330

+66 81 8117476

© 2020 by TAS Consulting Partner Limited