Search

Work from home during crisis

Updated: Mar 18, 2020

สาระของวันนี้ ต่อเนื่องจากบทความครั้งก่อนที่คุยกันเรื่อง บทบาทของ HR ในภาวะการแพร่ระบาดของ COVID-19 โดยเราจะพูดถึงแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการทำงานที่บ้าน (Work from Home – WFH) ซึ่งตอนนี้กลายเป็นหัวข้อที่องค์กรต่างๆ ให้ความสนใจ แต่นั่นก็ไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจเพราะเมื่อครั้งที่เราเขียนเรื่องบทบาทของ HR นั้น รายงานผู้ติดเชื้อทั่วโลกอยู่ที่ 100,000 คน โดยเป็นคนไทย 32 คน ผ่านมาหนึ่งอาทิตย์ จำนวนผู้ป่วยทั่วโลกเพิ่มขึ้นเป็น 182,000 คน และมีคนไทยติดเชื้อเพิ่มขึ้นเป็น 114 คน แม้ประเทศที่ได้รับผลกระทบรุนแรงในช่วงแรกอย่าง จีน เกาหลีใต้จะมีแนวโน้นที่ดีในการควบคุมการระบาด แต่สถานการณ์พื้นที่อื่นๆ กลับมีความรุนแรงในอัตราทวีคูณ โดยเฉพาะในภูมิภาคยุโรป และในประเทศไทย




WFH ไม่ใช่สิ่งใหม่ แต่เหตุที่คนให้ความสนใจในช่วงนี้เพราะเป็นหนึ่งในทางแก้ปัญหาที่จำเป็นในสถานการณ์ที่ทั่วโลกกำลังเผชิญอยู่ บริษัทต่างๆ ทั้งเจ้าของผลิตภัณฑ์ที่ได้ประโยชน์จาก WFH เช่น แพลทฟอร์มการติดต่อสื่อสาร การเก็บเอกสาร ฯลฯ และบริษัทที่มีประสบการณ์ในการปฏิบัติ (best practice) เรื่องนี้มาแล้ว ต่างก็ช่วยกันเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้พวกเราได้ทราบ แต่ผมก็ยังมีความรู้สึกว่า หลายๆ คนเข้าใจว่า WFH คือ เรื่องของเทคโนโลยีซึ่งทำได้ง่ายๆ ด้วยการการย้ายคอมพิวเตอร์จากที่ทำงานมาที่บ้านเพียงเท่านั้น ในความเป็นจริง WFH ในสถานการณ์ฉุกเฉินนั้น จำเป็นจะต้องปรับแนวทางจากการนำ WFH ปกติมาใช้ ดังนั้น หากต้องการให้ WFH บรรลุวัตถุประสงค์ที่ช่วยลดการระบาด และยังคงรักษาระดับประสิทธิภาพการทำงานได้เช่นเดียวกับการทำงานในที่ทำงานแล้ว ผู้รับผิดชอบ [ซึ่ง HR เป็นหนึ่งในนั้น] ควรต้องเข้าใจและเตรียมการอย่างเหมาะสมในเรื่องดังต่อไปนี้


กำหนดจุดตัดสินใจ (trigger point)


หลักสำคัญที่มักพูดถึงกันจนคุ้นหูก็คือ ให้ยึดธุรกิจและประโยชน์ขององค์กรเป็นที่ตั้ง แต่ในสถานการณ์ COVID-19 แบบนี้ เราต้องคำนึงถึงทั้งประโยชน์ขององค์กรและสวัสดิภาพของพนักงานเป็นที่ตั้ง (ในหลายองค์กรเริ่มแสดงให้เห็นแล้วว่าในสถานการณ์ที่ผลประโยชน์ขององค์กรอาจจะทำให้กระทบสวัสดิภาพพนักงาน บริษัทเหล่านั้นเลือกพนักงานก่อนผลประโยชน์สูงสุดของบริษัท ซึ่งการทำเช่นนี้ถือเป็นการสร้างประสบการณ์ไม่รู้ลืม (moment that matter) รูปแบบหนึ่ง ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความผูกพันมากอย่างไม่รู้ลืมเช่นกัน ) ดังนั้น องค์กรควรกำหนดจุดตัดสินใจ ว่าเมื่อใดควรจะนำ WFH มาใช้ ในขอบเขตระดับไหน เพราะ WFH ในปัจจุบันมีการนำมาใช้ในหลายรูปแบบ


ทั้งนี้ จากการสำรวจความคิดเห็นบริษัทต่างๆ จำนวน 270 บริษัท ซึ่งจัดทำโดย LifeLab Learning เมื่อวันที่ 12 มีนาคม 2563 พบว่า บริษัทมีรูปแบบการใช้ WFH ในสถานการณ์ที่ไม่ปกติ ดังนี้ ใช้กับพนักงานทุกคนตามความสมัครใจ (50%) ใช้กับพนักงานที่รู้สึกว่ามีอาการป่วย (33%) ใช้กับพนักงานที่เดินทางกลับจากกลุ่มประเทศที่มีความเสี่ยง (30%) ใช้กับพนักงานเฉพาะกลุ่มที่กำหนดให้ทำงานจากบ้านได้ (28%) และ ใช้กับพนักงานที่ใกล้ชิดกับผู้ที่เดินทางจากกลุ่มประเทศที่มีความเสี่ยง (21%)

การกำหนดจุดตัดสินใจ จะทำให้เกิดความชัดเจนในการตอบคำถามว่า “เมื่อไหร่” ส่วนใหญ่มักจะแบ่งกลุ่มสถานการณ์เป็น สามกลุ่มคือ


  • เมื่อสถานการณ์ยังไม่ผลกระทบมาก ( low impact) เช่น ยังไม่พบผู้ติดเชื้อในรัศมีรอบบริษัท xx กิโลเมตร หรือ มีจำนวนผู้ติดเชื้อในประเทศจำนวน ต่ำกว่า 100 ราย

  • เมื่อสถานการณ์เริ่มส่งผลกระทบ (Medium impact) เช่น พบผู้ติดเชื้อในอาคารที่เป็นที่ตั้งของ บริษัทฯ หรือ มีจำนวนผู้ติดเชื้อในประเทศจำนวน 100 แต่ไม่เกิน 500 ราย

  • เมื่อสถานการณ์เริ่มส่งผลรุนแรง (high impact) เช่น พบผู้ติดเชื้อในบริษัท หรือ มีจำนวนผู้ติดเชื้อในประเทศจำนวน มากกว่า 500 รายขึ้นไป

ทั้งนี้ การกำหนดจุดตัดสินใจของแต่ละบริษัท อาจจะมีปัจจัย (factor) ต่างกันได้ นอกเหนือจากตัวอย่างที่ยกมาแล้ว บริษัทแต่ละแห่งอาจอ้างอิงอิงถึงระดับสถานการณ์ที่ประกาศโดยกระทรวงสาธารณสุข (การระบาด ระดับ 1-2-3) หรือ ระดับมาตรการรับมือของรัฐ (Alert – Lock down – Shut down) เป็นต้น


กำหนดสิทธิ


เมื่อกำหนดจุดตัดสินใจแล้ว องค์กรต้องกำหนดว่า เมื่ออยู่ในสถานะใด ใครควรจะอยู่ในขอบเขตของ WFH บ้าง เช่น เมื่อสถานการณ์ไม่กระทบมาก เราให้ผู้ที่ป่วย ผู้ที่ต้องกักตัวเพื่อดูอาการ หรือผู้ที่ทำงานใกล้ชิดกับคนเหล่านั้น สามารถทำงานจากบ้านได้ และเมื่อสถานการณ์เริ่มส่งผล แม้ยังไม่มีผู้ติดเชื้อในบริษัท แต่ก็อาจมีผลกับการใช้ชีวิตของพนักงานเพราะมีผู้ติดเชื้อมากขึ้น หรือมีรัศมีการระบาดที่ใกล้เข้ามา ดังนั้นจึงอนุญาตให้พนักงาน ในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบ ( เช่น เฉพาะชั้น เฉพาะบางหน่วยงาน ฯลฯ) ทำงานจากที่บ้านได้ จนเมื่อสถานการณ์รุนแรงซึ่งอาจส่งผลต่อการเดินทางมาทำงาน หรือ มีพนักงานของบริษัท ติดเชื้อโดยตรง ก็จำเป็นต้องให้พนักงานทั้งหมด WFH ยกเว้นกลุ่มที่มีลักษณะงานไม่สามารถ WFH ได้ ในกรณีนี้ บริษัทต้องหามาตรการเพื่อช่วยเหลือเพื่อไม่ให้การมาทำงานมีผลต่อสุขภาพกายและใจ การกำหนดให้ชัดเจนจะช่วยลดการใช้ “วิจารณญาน” ของหัวหน้างาน ซึ่งมีความแตกต่างกันโดยธรรมชาติ และอาจส่งผลต่อความรู้สึกว่าไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมและ เป็นธรรม


กำหนดปัจจัยพื้นฐาน


ผู้ที่จะ WFH ควรจะสำรวจและรับผิดชอบตัวเองในการจัดปัจจัยพื้นฐานสำหรับการทำงานจากบ้านดังนี้

สิ่งที่จำเป็นต้องมี ได้แก่


  • เครื่องคอมพิวเตอร์ที่สามารถต่อเข้ากับเครือข่ายของบริษัทได้ และมีสมรรถนะในการใช้ซอพท์แวร์ซึ่งบริษัทฯ ใช้อยู่เป็นประจำได้

  • ช่องทางเชื่อมต่อสัญญาณอินเตอร์เนต ที่เสถียรและสมรรถนะสูง สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คือการตรวจสอบแพคเกจที่เราใช้ แม้ในชีวิตประจำวันเราใช้ได้อย่างไม่มีปัญหา แต่ WFH อาจจะต้องใช้ขีดความสามรถในการ อัพโหลด มากกว่าปกติ

  • สถานที่ (workplace) ที่สามารถทำงานได้โดยปราศจากการรบกวน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการประชุมออนไลน์

  • โทรศัพท์เคลื่อนที่ซึ่งเชื่อมต่อเครือข่ายได้ตลอเวลา (ดังนั้น การไปทำงานต่างจังหวัดที่สัญญาณโทรศัพท์ไม่เสถียรจึงไม่ควรทำ)


นอกจากนี้ หาก จัดให้มี อุปกรณ์เสริม เช่น จอภาพ (monitor) เฮดโฟน (Headphone/headset) ก็ยิ่งดี โดยเฉพาะเฮดไฟน เพราะสมรรถนะของอุปกรณ์ที่ติดมากับเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องมีความแตกต่างกัน การหาเฮดโฟนมาใช้เพิ่มเติมจะทำให้คุณภาพของการประชุมออนไลน์ดีขึ้น ทั้งนี้ หากพนักงานคนใดไม่มีสิ่งจำเป็น บริษัทอาจจะให้ยืม หรือหากงานนั้นเป็นงานหลักและมีความสำคัญมาก (critical activities/roles) บริษัทก็อาจจะอนุญาตให้พนักงานจัดซื้ออุปกรณ์จำเป็นเหล่านั้นเพื่อให้สามารถทำงานเต็มประสิทธิภาพ และเบิกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้



กำหนดช่องทางที่ดีที่สุด (channel map)


สร้างความเข้าใจร่วมกันภายในทีมและ ภายในองค์กรว่า ช่องทางไหน (channel) เหมาะกับลักษณะการติดต่อแบบไหน เช่น


  • อีเมล์ สำหรับ งานที่ไม่เร่งด่วนมาก และคาดว่าจะได้คำตอบภายใน 24 ชั่วโมง

  • โทรศัทพ์ สำหรับ งานที่ต้องการคำตอบทันที ใช้เฉพาะกรณีจำเป็นจริงๆ และไม่ควรใช้เวลานานเพราะอาจมีสถานการณ์ด่วนกว่าโทรเข้ามาได้

  • ข้อความ ใช้เมื่อต้องการคำตอบภายใน 1 ชั่วโมง

  • การสนทนาผ่านข้อความ เป็นช่องทางเสริมที่ใช้ตามความเหมาะสม เป็นต้น

ทั้งนั้ เพื่อป้องกันไม่ให้ใช้ช่องทางใดมากเกินไป และไม่เหมาะสม หากสามารถจัดทำเอกสารที่ระบุตัวอย่าง (playbook) ว่าลักษณะเช่นใดควรใช้ช่องทางติดต่อทางใด ก็จะทำให้เกิดความเข้าใจตรงกันได้มากยิ่งขึ้น


กำหนดกติกามารยาท


  • เคารพเวลาส่วนตัว (do not disturb) ซอฟท์แวร์การติดต่อสื่อสารโดยเฉพาะ Live Chat จะมีการตั้งสัญลักษณ์ที่สะท้อนสถานการณ์ของผู้ใช้แต่ละคนอยู่แล้ว คนในกลุ่มที่ทำงานร่วมกัน ควรตรวจดูว่าพนักงานแต่ละคนกำลังอยู่ในช่วงที่ต้องการความเป็นส่วนตัวในการทำงาน หรือทำธุระส่วนตัวหรือไม่

  • ไว้ใจและวางใจได้ (trust and reliability) WFH ทำให้เราไม่สามารถเดินไปตามงานที่โต๊ะของแต่ละคนได้ ดังนั้นการรับปากว่าจะทำงานอะไรให้เสร็จ ก็ควรรับผิดชอบตามนั้น หากไม่เสร็จ ต้องแจ้งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทราบทันที อย่าเงียบหายไป เพราะการผิดสัญญาแม้เพียงครั้งเดียวจะทำลายความน่าเชื่อถือและการจะสร้างกลับมานั้นยากยิ่งกว่า

  • ไม่ใช้อารมณ์ในการเขียน เช่น การใช้อักษรพิมพ์ใหญ่ (capital letter) เมื่อสื่อสารในภาษาอังกฤษ หรือการใช้อักษรหนา ขนาดใหญ่ สีแดง ขีดเส้นเมื่อสื่อสารในภาษาไทย เพราะเปรียบเหมือนการตะโกนด่ากัน ซึ่งเป็นพฤติกรรมที่เราไม่ยอมรับในที่ทำงาน การแสดงออกถึงการด่ากันด้วยการเขียนก็เป็นสิ่งที่คนยากจะยอมรับเช่นกัน

  • ใช้เครื่องหมายแสดงอารมณ์ (emoji) ในโอกาสที่จะทำได้ เพราะจะช่วยทำให้เนื้อหาของสิ่งที่เขียนมีความนุ่มนวลมากกว่าการเขียนประโยคห้วนๆ ที่สำคัญ ควรใช้อีโมจิ เมื่อต้องการแสดงความรู้สึกชมเชย ชื่มชม (อย่างจริงใจ) ในทุกโอกาสที่เรารู้สึก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเราเป็นคนประเภทที่รู้สึกแต่ลำบากใจที่จะพูดชม

  • เข้าใจเจตนารมย์ของ WFH ในสถานการณ์ COVID-19 ซึ่งต่างจากสถาการณ์ WFH ปกติ เพราะในเวลานี้บริษัทต้องการลดความเสี่ยงที่พนักงานจะติดเชื้อ ดังนั้น การไปนั่งทำงานใน Co-working space หรือ ร้านกาแฟ จึงไม่ใช่เจนตนารย์ของ WFH

  • เลือกใช้ช่องทางที่ถูกต้อง (right channel) เช่น การถกประเด็นที่มีความเห็นต่างกัน ควรใช้ Zoom ไม่ใช่ Slack เพราะการอ่านจะถูกตีความได้หลายแบบตามอารณ์ของผู้อ่านขณะนั้น การได้เห็นอวจนะภาษา (body language) จะช่วยลดความขัดแย้งเพราะการตีเจตนาที่ผิดได้

  • เมื่อมีการประชุมหรือทำงานร่วมกับผู้อื่น ทุกคนรับผิดชอบที่จะมาถึงก่อนเวลา เพราะจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและเริ่มได้ตรงเวลา นอกจากนี้ ในช่วงเวลาที่ทุกคน ต่อสัญญาณเข้ามาก่อนการประชุมเริ่ม จะเป็นช่วงเวลาที่ได้มีโอกาสพูดคุย ทักทาย ถามไถ่ความเป็นอยู่ ซึ่งช่วยสร้างความใกล้ชิดและให้กำลังใจ ในยามต้องทำงานต่างที่กันได้

  • อัพเดทตัวตน ในทุกแอพพลิเคชั่นและทุกช่องทาง พนักงานทุกคนควรมีรูปที่ถ่ายล่าสุด (ไม่จำเป็นต้องหน้าตรงถูกระเบียบ) เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมทราบว่าคนที่คุยด้วยหน้าตาเป็นอย่างไร ในกรณีที่ต้องติดต่อกับพนักงานนอกกลุ่มงานหรือผู้ติดต่อภายนอก

  • คิดในแง่ดีไว้ก่อนเสมอ เพราะการสื่อสารหลักของ WFH คือข้อความ ไม่ใช่ การพูด ดังนั้น โอกาสที่จะแปลความหมายผิดไปจากเจตนาที่แท้จริงของเนื้อหาจึงเกิดได้ตลอดเวลา ทุกคนต้องไม่ตอบสนองเร็วเกินเหตุ (Hanlon Razor Phenomenon) เมื่ออ่านข้อความที่ทำให้รู้สึกไม่พอใจ และต้องเตือนตัวเองว่า คนเขียนอาจจะไม่มีเจตนาอย่างที่เขียนก็ได้

  • ประเภทเอกสาร อะไรที่ส่งเป็นไฟล์ อะไรควรส่งเป็นเอกสารสิ่งพิมพ์ ในกรณีการส่งเป็นไฟล์ ควรส่งด้วยโปรแกรมอะไร จำเป็นต้องตั้งค่ารหัสเปิดหรือไม่


กำหนดเทคโนโลยีที่ต้องใช้


เพื่อให้ WFH มีประสิทธิผล บริษัทควรจัดหา(หรือแนะนำ) เทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับ WFH ดังนี้


  • Video conferencing จำเป็นอย่างมาก แต่ละคนอาจจะมีความชอบและความคุ้นเคยต่างกัน แต่ Zoom น่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีในยุคนี้เพราะมีฟังก์ชั่นที่จำเป็นสำหรับการนำเสนอหลายอย่าง

  • Live chat ส่วนใหญ่องค์กรจะมีซอฟท์แวร์นี้ใช้กันอยู่แล้ว ซึ่งจำเป็นมากที่ทุกคนควรใช้ซอฟท์แวร์ประเภทเดียวกัน แต่หากยังไม่มีระบบที่ใช้ร่วมกัน Slack ก็อาจจะเป็นทางเลือกที่ดี ทั้งนี้ แอพพลิเคชั่นที่เราคุ้นเคยในชีวิตประจำวัน เช่น Line, WhatsApp, Snapchat อาจจะมีข้อจำกัดเมื่อนำมาใช้ในการทำงาน นอกจากนี้ ในต่างประเทศมักจะนิยมกำหนดฟังก์ชั่นที่เรียกว่าเป็น Virtual cafe เพื่อส่งเสริมการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการ ซึ่งช่วยลดความเครียดจากการทำงานในช่วงที่คนทำงานคนละที่กัน และต้องเผชิญสถานการณ์ยากลำบากที่ไม่เคยพบมาก่อน

  • Secure share drive องค์กรส่วนใหญ่หรือแม้แต่บุคคลแต่ละคนมีซอฟท์แวร์นี้ไว้ใช้กันอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็น Dropbox, Google Drive, One Drive, iCloud สิ่งที่ควรพิจารณาก็คือ ควรเป็นระบบที่อยู่บน cloud เพราะจะสะดวกมากกว่า การเก็บในระบบ on premise

  • Project management and Collaboration หากเรียงลำดับความเร่งด่วนแล้ว สิ่งนี้อาจจะไม่ใช่ความจำเป็นหลักของทุกบริษัท หากไม่ใช่ Tech Company อาจจะยิ่งรู้สึกไม่คุ้นเคย แต่องค์กรที่มีการทำงานซึ่งเน้นเรื่องการความร่วมมือ (collaboration) เพื่อระดมความคิดหรือจัดการงานโครงการ ก็อาจจะต้องหาซอฟท์แวร์เหล่านี้มาให้พนักงานใช้ ผมเองไม่มีประสบการณ์ตรงกับเครื่องมือเหล่านี้ แต่จากข้อมูลที่เคยอ่าน ซอฟท์แวร์ เช่น Notion, Basecamp, Trello เป็นสิ่งที่ได้รับความนิยมในกลุ่มนี้

  • Virtual Private Network ถ้าองค์กรใดมีระบบ VPN พนักงานที่ WFH ต้องแน่ใจว่าสามารถเข้าระบบได้ โดยซอฟท์แวร์และแอพพลิเคชั่นในเครื่องมือต่างๆ เช่น คอมพิวเตร์เคลื่อนที่ โทรศัพท์มือถือ ไอแพด ฯลฯ มีการอัพเกรดเวอร์ชั่นล่าสุดของ VPN นอกจากนั้น พนักงานยังควรตรวจสอบกับทีม IT เพื่อทำความเข้าใจข้อจำกัดของ VPN ในกรณีที่มีคนใช้พร้อมกัน และ การเชื่อมต่อกับอุปกรณ์อื่นๆ นอกสำนันกงาน เช่น เครื่องพิมพ์

  • Update contract list แม้ว่าไม่ใช่เทคโนโลยีโดยตรง แต่มีความสำคัญอย่างมากในช่วง WFH ที่เราต้องทราบว่า อีเมล์ และหมายเลขโทรศัพท์ของคนที่เราต้องการติดต่อ หรือ เชิญเช้าร่วมประชุมมีความถูกต้อง และ ได้รับอนุญาตให้แขร์รายละเอียดกับคนอื่นที่เกี่ยวข้องได้


กำหนดความรับผิดชอบของพนักงาน


พนักงานทุกคนควรจะต้องรับผิดชอบในเรื่องต่างๆ เหล่านี้


  • จัดสถานที่ หรือมุมที่เหมาะสม จำไว้เสมอว่าสิ่งที่อยู่ด้านหลัง คือสิ่งที่ทุกคนเห็นเวลาประชุมออนไลน์ ดังนั้นจึงไม่ควรมีอะไรที่ไม่เหมาะสม หรือเบี่ยงเบนความสนใจ ปรากฏอยู่ด้านหลัง

  • มีทักษะทางอินเตอร์เนตที่แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ เช่น รู้ว่าจะต้องติดต่อใครเมื่อมีปัญหาเรื่องการเชื่อมต่อสัญญาณ สามารถทดสอบความแรงสัญญาณ (speed test) ได้ด้วยตัวเอง หรือทราบการเชื่อมต่อแบบ hotspot ในกรณีที่ระบบเชื่อมต่อสัญญาณหลักในที่พักเป็นอุปสรรค ทั้งนี้ เพราะจะได้เตรียมตัวก่อนการประชุมสำคัญและทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะราบรื่น

  • บริหารจัดการขีดความสามารถอินเตอร์เนตให้ดี เพราะในช่วงเวลาเดียวกัน สมาชิกในครอบครัวคนอื่นก็ WFH เหมือนกัน ในขณะลูกหลานซึ่งต้องหยุดเรียน อาจต้องเรียนออนไลน์จากบ้าน หรือสตรีมิ่งภาพยนต์มาดูช่วงระหว่างหยุด ทำให้ขีดความสามารถของอินเตอร์เนตที่มีอยู่ไม่เพยีงพอ

  • ปฏิบัติตามข้อกำหนดเรื่อง ความปลอดภัยของข้อมูล และ สิ่งที่่เกี่ยวข้องกับกฏหมายลิขสิทธ์อย่างเคร่งครัด หากไม่แน่ใจ ติดต่อขอคำแนะนำจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

  • กำหนด 3 MIT – most important thingsที่จะต้องทำในแต่ละวัน และพยายามทำให้เสร็จ

  • ใช้และแชร์ปฏิทิน (calendar) ร่วมกับคนในทีม เพื่อที่จะได้ทราบว่าแต่ละคนกำลังมุ่งความสนใจอยู่กับเรื่องอะไรเป็นพิเศษ

  • กำหนดเวลา (fixed hours) ว่าช่วงไหนทำงาน ช่วงไหนพัก เพื่อแต่ละคนจะได้ประสานงานโดยราบรื่น นอกจากนั้นยังเป็นการเตือนตัวเองไม่ให้ทำงานนานเกินไป (extended hours)

  • ทุกคนมีหน้าที่ดูแลความรู้สึกของกันและกัน เพื่อไม่ให้เกิดความรู้สึกห่างไกลเมื่อทำงานห่างกัน ดังนั้น การเรียนรู้ที่จะใช้เครื่องมือทางดิจิทัล และแอพพลิเคชั่นในการสร้างความรู้สึกใกล้ชิดกันจึงเป็นเรื่องสำคัญ บางครั้งอาจมีการจับคู่ (paired buddy)เพื่อพูดคุยในเรื่องความเป็นอยู่ และเรื่องส่วนตัวในช่วง WFH


กำหนดบทบาทของหัวหน้างาน


WFH อาจจะเป็นประสบการณ์ใหม่สำหรับหัวหน้างานหลายคน ซึ่งการดูแล (supervise) ทีมแบบเดิม (traditional approach) อาจจะใช้ไม่ได้ผล สิ่งที่ควรต้องทำในสถาการณ์นี้ได้แก่


  • เน้นที่ผลลัพท์ (outcome) ไม่ใช่ สนใจรายละเอียดว่าแต่ละคน กำลังทำอะไรอยู่ในทุกๆ ช่วงเวลา ดังนั้น หัวหน้าจึงควรกำหนดความคาดหวังให้ชัดเจน พร้อมทั้งกรอบเวลาที่เหมาะสม เพื่อสื่อสารให้ทีมเข้าใจตรงกัน

  • สื่อสารให้มากกว่าปกติ (over communicate) เพราะทุกคนต้องการข้อมูลไปใช้ในการทำงาน การให้ข้อมูลไม่ครบจะทำให้คนทำงานไม่เห็นภาพใหญ่และทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ

  • คุยรวม (stand up meeting) ทั้งหมดตอนเช้าผ่านแอพพลิเคชั่น เช่น Zoom, Skype

  • คุย 1-1 เป็นประจำ ทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ เพื่อทดแทนการให้ฟีดแบค หรือ check-in ที่ทำเป็นประจำในที่ทำงาน

  • กระตุ้นการสื่อสารสองทาง ทั้งถามและให้ฟีดแบค อย่าทึกทักว่าทุกคนเข้าใจเรื่องทั้งหมดเหมือกัน นอกจากนี้ควรถามแต่ละคนว่าต้องการให้สนับสนุนเรื่องอะไร ในขณะเดียวกัน การให้ฟีคแบคจะช่วยให้ทีมทำงานที่สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน

  • ดูแลพนักงานใหม่ที่อาจจะยังไม่คุ้นเคยกับทีม เพราะการทำงานโดยไม่เห็นหน้ากันนั้น ความเชื่อใจเป็นสิ่งสำคัญ ในขณะที่คนใหม่ ยังไม่มีโอกาสติดต่อพูดคุยเพื่อสร้างสัมพันธภาพจนเชื่อใจกัน การปรับมาทำงานแบบ WFH อาจจะทำให้คนใหม่เกิดความรู้สึกว่าเป็นคนแปลกหน้าในกลุ่ม

  • จัดหากิจกรรมเพื่อทำให้บางวันมีความหลากหลาย เช่น การอวยพรวันเกิด การชมเชยงานที่ทำได้ดี การเชิญผู้อื่นในหรือนอกองค์กรมาให้เกร็ดความรู้ (tips) ที่เป็นประโยชน