top of page

Master Your Time

10 เครื่องมือบริหารเวลา ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ

จัดการเวลาของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยเทคนิคเหล่านี้ วันนี้เรามาแชร์ 5 วิธีที่จะช่วยให้ชีวิตคุณเป็นระเบียบและมีเวลามากขึ้น!

เครื่องมือแรก เป็นการบริหารเวลา จากประธานาธิบดีผู้มีชื่อเสียงที่สุดคนนึงในโลก หลักการนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายและสอนอยู่ในหลายหลักสูตรดังๆ


หลักการนี้ง่ายๆแต่ทรงพลัง


1) แบ่งงานออกเป็น 2 แกน

- Urgency : เร่งด่วนมาก และเร่งด่วนน้อย

- Importance : สำคัญมาก และ สำคัญน้อย


2) จดรายการงานของคุณ ลงใน 4 กล่องที่แบ่งเอาไว้

- งานที่ เร่งด่วนและสำคัญ : เป็นงานที่เราต้องเริ่มทำมันก่อน

- งานที่ ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ : จดและวางแผนการทำงานเหล่านี้ไว้ เพื่อจัดการมันต่อไป

- งานที่ เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ : ลองหาว่ามีใครสามารถมาช่วยทำงานเหล่านี้ก่อนได้หรือไม่

- งานที่ ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ : พยายามหลีกเลี่ยงหรือลดกิจกรรมเหล่านี้ให้ได้มากที่สุด

เครื่องมือที่ 2 เป็นการบริหารเวลาที่หลายๆคนอาจเคยเห็นเป็นการทดลองทางวิทยาศาสตร์มาก่อน


หลักการคือ เราทุกคนมีเวลา ซึ่งเป็นทรัพยากรจำกัด เหมือนพื้นที่ในขวดโหล กิจกรรมหรืองานต่างๆ ก็เหมือนของที่เราต้องยัดลงในขวด หลายๆคนพยายามทำทุกอย่างในหนึ่งวัน ซึ่งยัดอย่างไรก็ไม่พอ งานไม่เสร็จสักอย่าง อยากให้ลองใช้วิธีนี้ คือ พิจารณาดูงานหรือกิจกรรมทั้งหมดของคุณ แล้วแบ่งออกเป็น 3 ประเภท


1) Rocks หิน = งานหรือกิจกรรมที่สำคัญ ให้จัดเวลาทำสิ่งเหล่านี้ก่อน

2) Pebbles กรวด = เมื่อใส่หินที่สำคัญจนครบแล้ว จึงจัดเวลาให้ก้อนกรวด หรือสิ่งที่สำคัญน้อยลงมา

3) Sand = สิ่งอื่นๆที่ต้องทำ ที่เราสามารถทำในเวลาที่เหลืออยู่ ซึ่งทรายจะสามารถแทนที่ช่องว่างในขวดโหลที่เหลืออยู่ เหมือนเวลาสั้นๆที่เรามี เราจะสามารถเอามาทำกิจกรรมหรืองานเล็กๆได้

เครื่องมือที่ 3 เป็นการบริหารเวลาจากคนดังอีกท่าน ซึ่งใช้หลักการง่ายๆในการบริหารชีวิตของเขา


หลักการ จะคล้ายๆกับเครื่องมือ 2 อันที่เราเพิ่งคุยกันไป คือ การจัดลำดับความสำคัญ (Prioritization) แต่แนวคิดของวอเรน บัฟเฟตต์ ไม่ต้องการการประมวลผลอะไรมาก


1) เริ่มจากจดรายงานงานหรือกิจกรรมที่คุณต้องทำทั้งหมดลงมา โดยในหลักการ คือ 25 ข้อ

2) ให้เลือก 5 ข้อที่สำคัญที่สุดในชีวิต หรือในงานของคุณ

3) ให้เริ่มวางแผนและลงมือทำ 5 ข้อที่คุณเลือก โดยวางอีก 20 ข้อลงทั้งหมด อย่าเพิ่งไปสนใจมันในตอนนี้

4) ทำ 5 ข้อนั้นให้สำเร็จก่อน แล้วจึงย้อนมาดูอีก 20 ข้อที่เหลือ เพื่อเลือกทำกิจกรรมอื่นๆต่อไป

เครื่องมือที่ 4 เป็นอีกแนวคิดที่จะช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยใช้แนวคิด Pareto ที่หลายๆคนนำไปปรับใช้ในงานด้านต่างๆ


Pareto คือแนวคิดการมองสิ่งต่างๆในโลกนี้ จากองค์ประกอบ 100% จะมีแค่ 20%ที่สำคัญจริงๆ เช่น รายได้ของบริษัทมาจากกลุ่มลูกค้าหลักๆ 20%, ผลสำเร็จของงานมาจากกิจกรรมหลัก 20% เป็นต้น


ดังนั้นจึงมีผู้เชี่ยวชาญหลายท่านนำหลัก Pareto นี้มาใช้กับการบริหารเวลาเช่นกัน


1) เลือกทำงานที่สำคัญและส่งผลต่อความสำเร็จของงานหรือชีวิตของคุณก่อน ซึ่งกิจกรรมในข้อนี้ มักจะคิดเป็น 20% ของสิ่งที่คุณคิดว่าต้องทำ

2) ใช้ช่วงเวลา 20% ที่คุณมีพลังที่สุด ทำกิจกรรมที่สำคัญที่สุดนั้น เช่น ใน 1 วัน คุณจะมีช่วงเวลา 20% ซึ่งเป็นช่วงที่สมองของคุณจะสดใสมีพลัง พร้อมจะตะลุยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ลองหาช่วงเวลานั้นให้เจอ บางคนอาจเป็นช่วงเช้าหลังจิบกาแฟ บางคนอาจจะเป็นช่วงก่อนนอนซึ่งไม่มีใครรบกวน

เครื่องมือที่ 5 ในหมวดของการจัดลำดับความสำคัญ นำแนวคิด Kanban มาปรับใช้บริหารงาน คือ


1) แบ่งตารางออกเป็น 3 ช่อง

- To do = สิ่งที่ต้องทำทั้งหมด

- In progress = สิ่งที่กำลังทำ

- Review = สิ่งที่ทำเสร็จแล้ว หรือต้องตรวจทานอีกรอบ (คุณอาจเพิ่มอีกช่อง คือ สิ่งที่ทำสำเร็จครบถ้วนแล้ว เพื่อให้กำลังใจและฉลองความสำเร็จทุกครั้งที่ทำกิจกรรมจบ 1 ชิ้น)


2) แบ่งงานของคุณใส่ลงในช่อง อาจใช้ post-it not หรือกระดาน Trello เข้ามาช่วยจดได้


3) งานในช่อง In-progress หรือสิ่งที่กำลังทำ ควรจะมีปริมาณ 2-3 ชิ้น เพื่อช่วยบังคับโฟกัสของคุณให้ทุ่มไปกับงานเหล่านี้ และทำอย่างมีคุณภาพที่สุด ไม่ควรมีงานหลายๆชิ้นในช่องนี้


ติดตามอีก 5 วิธีที่เหลือในตอนต่อไป แล้วคุณจะเห็นว่าการบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

206 views0 comments

Comentarios


bottom of page