หลักการตัดสินใจเพื่อวางแผนฝึกอบรมและจัดสรรงบประมาณ
การตระหนักถึงความสำคัญในการพัฒนาพนักงานและผู้นำมีแนวโน้มที่ดีและเป็นที่ยอมรับมากขึ้นดังจะเห็นได้จากการลงทุนด้านการเรียนรู้ขององค์กรต่างๆ เพิ่มสูงขึ้นในช่วง 5 ปีที่ผ่านมาก แต่เป็นที่น่าสังเกตุว่าภายหลัง post-covid และเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงครึ่งปีหลังของ2566 พบว่าการลงทุนเพื่อเรียนรู้และพัฒนามีอัตราลดลง แม้ว่าองค์กรขนาดใหญ่ที่มีงบประมาณมากยังคงลงทุนอย่างต่อเนื่องต่อไป แต่องค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กได้ลดงบประมาณด้านนี้อย่างเห็นได้ชัด ส่วนหนึ่งก็อาจเป็นเพราะภายหลังโควิด องค์กรต่างให้ความสนใจเรื่อง Employee experience, remote & hybrid work และ ความเป็นอยู่ที่ดี (wellbeing) ของพนักงานเป็นพิเศษ จึงจำเป็นต้องจัดงบประมาณเพื่อการทำโครงการในด้านดังกล่าวเป็นความสำคัญเร่งด่วน และยิ่งโลกเข้าสู่ภาวะที่ส่อเค้าลางของวิกฤติเศรษฐกิจ อันเนื่องจากความขัดแย้งระหว่างประเทศ และ นโยบายการค้าที่เปราะบาง ทำให้งบประมาณสำหรับการพัฒนาต้องถูกตัดลดโดยปริยาย
แต่ไม่ว่าจะมีงบประมาณเพียงใด หากเรามีหลักในการจัดสรรงบประมาณที่ดีแล้ว เราก็สามารถใช้งบประมาณได้คุ้มค่า ทั้งนี้ หลักในการแบ่งสรรงบประมาณที่สำคัญขึ้นอยู่กับ การตอบคำถามสำคัญ 2 ข้อให้ได้ว่า
คำถามที่ 1
หลักสูตรที่จะจัดนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อรักษามาตรฐานธุรกิจที่ทำอยู่ (Stabilized Operation) หรือ เพื่อสร้างขีดความสามารถใหม่ๆ ให้องค์กรอยู่รอด หรือเติบโต (Win competition)
คำถามที่ 2
หลักสูตรที่จัดจำเป็นต้องออกแบบใหม่ (customized content) หรือสามารถใช้หลักสูตรที่มีอยู่แล้ว ไม่ว่าจะอยู่ในองค์กรเอง หรือเป็นหลักสูตรที่บริษัทรับฝึกอบรมภายนอกออกแบบไว้ (off-the-shelf)
เมื่อได้คำตอบแล้วก็นำมาวางในตาราง 2x2 เช่น
หลักสูตรที่ต้องออกแบบใหม่ และเพื่อรักษามาตรฐานธุรกิจ เช่น การกระตุ้นการรับรู้ค่านิยมใหม่ขององค์กรหลักสูตรนี้จะอยู่ซ้ายบน ซึ่งจะได้รับการจัดสรร 30% ของงบประมาณ
หลักสูตรที่ใช้เนิ้อหาซึ่งมีใช้กันทั่วไป และเพื่อรักษามาตรฐานธุรกิจ เช่น การใช้ระบบปฏิบัตการ (ERP) ของบริษัท หลักสูตรนี้จะอยู่ซ้ายล่าง ไม่ต้องใช้งบประมาณสูงเพราะองค์กรมีคู่มือและวิทยากรภายในอยู่แล้ว และแม้ต้องใช้บริษัทภายนอกมาจัดอบรม แต่ก็สามารถใช้เนื้อหาที่มีอยู่แล้วได้ เราจะจัดสรร 10% ของงบฝึกอบรมสำหรับกลุ่มการเรียนรู้เหล่านี้
ช่องขวาล่าง เป็นหลักสูตรที่แม้มีใช้กันทั่วไป แต่มีความสำคัญเนื่องจากผู้เรียนรู้จะต้องสามารถนำความรู้ที่ได้มาใช้ให้เกิดผลลัพธ์จริงเพื่อยกระดับขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กร เราจะจัดสรรงบประมาณที่มากกว่า off-the-shelf ปกติ คือราว 20% ของงบประมาณทั้งหมด
ช่องสุดท้ายซึ่งได้รับงบประมาณสูงสูด (40%) คือหลักสูตรที่ต้องออกแบบเนื้อหาใหม่เพื่อองค์กรโดยเฉพาะ และมีความจำเป็นต่อการดำเนินยุทธศาสตร์ เช่น การพัฒนาแผนธุรกิจใหม่หรือการออกแบบสินค้าใหม่เป็นต้น
เมื่อคิดตามตัวอย่างข้างต้นจนได้ความชัดเจนครบทั้ง 4 ช่องแล้ว ก็จะพอเห็นแนวทางที่ขัดเจนขึ้นว่า เราจะใช้งบประมาณที่มีอยู่จำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร ทั้งนี้ แนวทางดังกล่าวเป็นแนวทางเบื้องต้น แต่ละองค์กรจำเป็นต้องปรับให้เข้ากับบริบทของแต่ละองค์กรเองในที่สุด