Key Success Factors of Agile Organization

การสร้างองค์กรที่พร้อมปรับตัวนั้นเป็นกระบวนการต่อเนื่องไม่มีที่สิ้นสุด ทำให้การกำหนดคุณลักษณะ Agile Organization มีการปรับเปลี่ยนตามบริบทของสิ่งที่เกิดขึ้น

คำนิยามที่ใช้โดยทั่วไปคือ

ความสามารถในการปรับตัวและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ช่วยให้การทำงานมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

วันนี้เราจะมาเรียนรู้ 5 ปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จของการเป็น ' Agile Organization'

ต่อไปนี้คือ 5 ปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จของการเป็น Agile Organization

ปัจจัยที่ 1 ‘Strategy’ หรือ กลยุทธ์

‘Agile Organization’ ต้องมีเป้าหมายและวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนและพนักงานทุกคนเข้าใจตรงกัน

จากแนวคิด:

มุ่งเน้นในการสร้างคุณค่าแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้มากที่สุด

สู่:

ผสานความร่วมมือจากทุกฝ่ายเพื่อสร้างคุณค่าจากทรัพยากรที่มีอยู่ให้ได้มากที่สุด

ไม่ว่าจะเป็นแนวคิดแบบเดิมหรือแบบ ’Agile’ นั้นมุ่งเน้นไปที่การสร้างคุณค่าให้ได้มากที่สุด แต่ภายใต้แนวคิด ’Agile Organization’ นั้นจะเน้นไปที่การ ‘ร่วมกัน’ สร้างคุณค่า การมีทิศทางที่ชัดเจนที่ช่วยให้คนในองค์กรมีจุดหมายปลายทางเดียวกัน เพื่อส่งเสริมให้เกิดความร่วมมือและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรมากขึ้น ในขณะเดียวกันเป้าหมายต้องจับต้องได้และคนในองค์กรรู้สึกถึงความเป็นไปได้ที่จะไปถึง ภายใต้การจัดสรรทรัพยากรที่ยืดหยุ่น สามารถจัดสรรทรัพยากรให้แก่ส่วนที่ต้องการมากที่สุดได้ทันเวลา

ปัจจัยที่ 2 ‘Structure’ หรือ โครงสร้าง

‘Agile Organization’ ต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนและไม่มีลำดับขั้นมากเกินไป

จากแนวคิด:

คนในองค์กรต้องได้รับการชี้นำและคำสั่ง เพราะไม่ทราบว่าตัวเองต้องทำอะไร และแต่ละคนจะสนใจแต่เรื่องตัวเองทำให้เกิดปัญหาในการทำงานร่วมกัน

สู่:

เมื่อทุกคนได้รับมอบหมายหน้าที่และขอบเขตอำนาจที่ชัดเจน พวกเขาจะรู้สึกถึงความอิสระในการทำงานแม้จะมีขอบเขตที่ชัดเจน ทำให้มีความมุ่งมั่นและช่วยกันแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

การมีโครงสร้างที่ชัดเจนนั้นไม่ได้หมายความว่ารูปแบบโครงสร้างจะต้องเป็นรูปแบบเดิมไปตลอดไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่หมายถึงความชัดเจนของบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลในแต่ละแผนก เพื่อช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือปิดช่องว่างส่วนงานที่ไม่มีเจ้าภาพรับผิดชอบชัดเจน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน

และโครงสร้างที่ไม่มีลำดับขั้นมากเกินไปช่วยให้การทำงานราบรื่นไม่ติดขัด เนื่องจากไม่ต้องรอการอนุมัติหลายขั้นตอน การทำงานที่ใกล้ชิดกันในลักษณะนี้ยังส่งเสริมให้กลายเป็นองค์กรแห่งการส่งต่อความรู้ ทุกคนสามารถแบ่งปันประสบการณ์และความรู้ได้ง่ายยิ่งขึ้น

ปัจจัยที่ 3 ‘Process’ หรือ กระบวนการ

‘Agile Organization’ ต้องมีกระบวนการทำงานที่ส่งเสริมให้ปรับปรุงและพัฒนางานได้รวดเร็ว

จากแนวคิด:

ส่งมอบงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดโดยดำเนินการตามแผนงานที่วางไว้อย่างละเอียด เพื่อลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้น

สู่:

ภายใต้สถานการณ์ที่ผันผวนและไม่แน่นอน วิธีลดความเสี่ยงและมุ่งหน้าไปสู่จุดหมายได้ดีที่สุด คือการยอมรับสภาวะที่ไม่แน่นอนและเป็นองค์กรที่พร้อมที่สุดในการปรับตัวและทดลองสิ่งใหม่ๆ

ไม่ได้หมายความว่าการวางแผนไม่สำคัญแต่ ‘Agile Organization’ ให้ความสำคัญกับการทำงานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพภายใต้สภาวะที่ไม่แน่นอน ดังนั้นความพร้อมในการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงคือสิ่งที่สำคัญกว่า

เมื่อเป็นการทำงานที่เน้นความรวดเร็วจึงจำเป็นต้องตัดกระบวนการทำไม่จำเป็นออกไป เช่น การประชุมหรือเอกสารที่ไม่จำเป็น ประสิทธิภาพในการทำงานไม่ได้วัดที่ระยะเวลาในการประชุมและจำนวนเอกสาร ผลผลิตของงานที่ตอบโจทย์และทันเวลาต่างหากเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร

ปัจจัยที่ 4 ‘People’ หรือ คน

‘Agile Organization’ ให้ความสำคัญกับคนเป็นสิ่งแรก พร้อมทั้งมีวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้าง ส่งเสริมให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการทำงาน

จากแนวคิด:

เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ผู้นำจะต้องควบคุมละสั่งการคนทำงานอย่างละเอียด

สู่:

ผู้นำจะต้องส่งเสริมและทำให้คนทำงานรู้สึกเป็นเจ้าของงานและมีความมั่นใจในการร่วมกันผลักดันให้องค์กรไปถึงเป้าหมายที่วางไว้

’Agile Organization’ ให้ความสำคัญกับคนในองค์กรเป็นศูนย์กลางในการทำงาน ผ่านการมอบอำนาจและให้อิสระในการทำงานทั้งกับตัวบุคคลหรือทีมไปจนถึงระดับผู้บริหาร เพื่อส่งเสริมให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการทำงาน ทำให้เกิดไอเดียใหม่ๆ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากยิ่งขึ้น

ผู้นำ ’Agile’ จะไม่ใช่นักวางแผน หรือผู้ควบคุมแต่จะเป็นผู้ที่ฉายภาพวิสัยทัศน์และโค้ชคนในองค์กรเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมงานและพาองค์กรไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

นอกจาก ‘Agile Organization’ ยังเปิดกว้างให้พนักงานสามารถโยกย้ายสายงานและบทบาทหน้าที่ตามเป้าหมายในการพัฒนาตัวเอง เพื่อขยายขีดความสามารถผ่านประสบการณ์ที่หลากหลาย

ปัจจัยข้อสุดท้าย ‘Technology’

‘Agile Organization’ สามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยให้เหมาะสมกับบริบทขององค์กร เพื่อเสริมประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

จากแนวคิด:

เทคโนโลยีเป็นส่วนเสริมที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเฉพาะจุดที่จำเป็นเท่านั้น โดยเรียงลำดับจากความสำคัญและงบประมาณของแต่ละแผนก

สู่:

เทคโนโลยีเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ทุกฝ่ายในองค์กรทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น และใช้ประโยชน์จากความรวดเร็วของเทคโนโลยีเพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างเร็วที่สุด

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยี่มีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรในยุคปัจจุบัน องค์กรที่ต้องการเป็น ‘Agile Organization’ ต้องเปลี่ยนแนวคิดที่มีต่อเทคโนโลยี และมองหาเทคโนโลยีที่สามารถช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและสถานการณืที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้

ยกตัวอย่างเช่น เทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารและจัดการงานภายในองค์กร เป็นส่วนสำคัญที่เชื่อมต่อให้คนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเห็นภาพเดียวกัน หรือ AI ที่สามารถช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกและประมวลผลข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ง่ายและสะดวกต่อการนำข้อมูลไปพัฒนางานต่อไป

คำถามที่สำคัญที่สุด ไม่ใช่ 'วันนี้เราเป็น Agile Organization หรือยัง' แต่เป็น 'วันนี้เรามีความพร้อมในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอย่างไม่สิ้นสุดแล้วหรือยัง'