Search

12 tips that makes your presentation impactful

Updated: Jan 29, 2020

หลายๆ ครั้งที่ความคิดดีดีไม่ได้รับการยอมรับหรืออนุมัติจากผู้บริหาร ด้วยเหตุที่ ผู้รับผิดชอบงานไม่สามารถถ่ายทอดคุณค่า และแนวคิดของสิ่งที่นำเสนอให้ผู้อื่นเข้าใจได้

การนำเสนอแบบ High Impact Visual Storytelling จะช่วยทำให้ความคิดดีดี ไม่ได้จบที่ภาพในฝันอีกต่อไป

เทคนิค #1


เราต้องเข้าใจทัศนคติของกลุ่มคนที่ฟังการนำเสนอก่อนว่า เขามีทัศนคติต่อเรื่องที่เราจะนำเสนออย่างไร ซึ่งโดยปกติแล้ว จะอยู่ในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งดังต่อไปนี้

  1. สนับสนุนสิ่งที่เรานำเสนอ (favorable) ถ้าเราโชคดีที่อยู่ในสถานการณ์นี้ การนำเสนอไม่จำเป็นต้องพูดถึงข้อมูลและที่มาที่ไปมากนัก เพราะคนที่ตัดสินใจได้เลือกแล้วที่จะสนับสนุน แต่ไม่ได้หมายความว่าเขาทราบว่าเราต้องการให้เขาทำอะไร การนำเสนอจึงมุ่งไปที่ สิ่งซึ่งเราคาดหวังว่าผู้สนับสนุนจะลงมือทำเพื่อให้โครงการเดินได้ต่อไป

  2. ผู้ที่ยังไม่ตัดสินใจ (neutral) ในชีวิตเราจะเจอคนกลุ่มนี้มากที่สุด เราต้องพยายามหาให้พบว่าเขายังไม่ตัดสินใจเพราะ ไม่ทราบข้อมูล ไม่สนใจ หรือ ยังมีความกังวลเรื่องใด เมื่อเมื่อทราบแล้ว ก็เตรียมตัวที่จะเจาะในสิ่งที่ยังเป็นความไม่แน่ใจของเขา ให้เกิดความสบายใจและความชัดเจน

  3. ผู้ที่มีความเห็นตรงข้าม (unfavorable) หากเจอคนกลุ่มนี้ อย่าตกใจ และขอให้เชื่อว่า คนโดยทั่วไป [แม้มีตำแหน่งและอำนาจ] เมื่อไม่ชอบอะไรสักอย่าง ไม่ได้หมายความว่า ไม่ชอบชิ้นงานทั้งหมด ในโครงการที่นำเสนอต้องมีสิ่งที่เขาชอบบ้างแม้จะเป็นจุดเล็กๆ ก็ตาม หาจุดนั้นให้เจอแล้วเริ่มสร้างให้เป็นความสนใจร่วมกัน เพื่อขยายผลต่อไปในอนาคต หรือเขาไม่ได้คัดค้านโครงการทั้งหมด แต่มีบางจุดที่เขาไม่เห็นด้วย เช่น กังวลว่าจะไม่มีคนทำงานถ้าโครงการได้รับการอนุมัติและต้องส่งทีมเข้าไปร่วม ดังนั้น ถ้าเราหาจุดที่เขาไม่เห็นด้วยให็เจอ เราก็ไม่จำเป็นต้องกลับไปทบทวนโครงการใหม่ทั้งหมด เพียงหาทางแก้ไขสิ่งที่เขาไม่เห็นด้วยเท่านั้น

คำถามในใจหลายคนก็คือ ในห้องประชุมล้วนมีคนทั้ง 3 กลุ่มรวมกันอยู่ ดังนั้นควรจะทำอย่างไร คำตอบก็คือ ในเรื่องที่นำเสนอจะมีคนที่เป็น decision maker จริงๆ อยู่เพียงคนเดียว ขอให้เรายึดคนนั้นเป็นหลัก ซึ่งไม่จำเป็นว่าจะเป็น CEO หรือผู้มีตำแหน่งสูงสุดเสมอไป ตัวอย่างการนำงานซึ่งไม่อยู่ในแผนงบประมาณตอนปลายปี คนที่สนใจหัวข้อนี้เป็นพิเศษคือ CFO แม้ CEO จะนั่งอยู่ในห้องประชุมด้วยก็ตาม

เทคนิค #2


เมื่อเราต้องคิด หรือได้รับมอบหมายให้นำเสนองานสักเรื่องหนึ่ง อย่าเริ่มด้วยการเปิดโปรแกรม PowerPoint เพื่อเตรียทำมสไลด์นำเสนอทันที ขอให้ตระหนักเสมอว่า ยิ่งเราใช้เวลาในการคิดให้ตกตะกอนและสร้างโครงเรื่องที่มีเหตุมีผลมากเท่าไหร่ โอกาสที่จะได้รับการยอมรับก็มีมากขึ้นเท่านั้น

ในการนำเสนอครั้งหนึ่งๆ ควรแบ่งเวลาออกเป็นสามส่วนเพื่อ

  1. ตีโจทย์ การคิดโครงเรื่อง การวางประเด็น และการหาข้อมูลสนับสนุนที่น่าเชื่อถือ

  2. การจัดทำสื่อการนำเสนอให้น่าสนใจ และตรงประเด็น ทั้งนี้ ขอให้จำไว้ว่า ธรรมชาติของคน จะจำสิ่งได้ฟังมาได้เพียง 10% แต่หากได้เห็นและอ่าน จะจำได้ 35% ถ้าได้ฟังการนำเสนอและได้เห็นสื่อที่มีใช้ภาพสื่อความหมาย จะจดจำได้ 65% เมื่อเวลาผ่านไป 3 วัน ดังนั้น ขั้นนี้จึงมีความสำคัญที่จะช่วยให้คนเข้าใจและจดใจสิ่งที่เรานำเสนอได้ดียิ่งขึ้น

  3. การนำเสนอที่โน้มน้าวให้ผู้ฟังคล้อยตามและยอมรับ ซึ่งจำเป็นต้องใช้ stage skill

จากภาพประกอบจะเห็นว่า ในช่วงที่ 1 เวลาส่วนใหญ่อยู่ที่การคิด ช่วงที่ 2 การคิดและการลงมือสร้างรูปแบบชิ้นงานมีพอๆ กัน และในช่วงที่ 3 เวลาส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องของการฝึกฝนเพื่อสามารถใช้เทคนิคในการพูดได้เป็นอย่างดี

เทคนิค #3


หลายๆ ครั้งที่ HR มีตัวเลขข้อมูล สถิติที่ละเอียดและมีปริมาณมาก แต่น่าเสียดายที่ไม่สามารถสกัดคุณค่าของข้อมูลดิบเหล่านั้นออกมาได้ ด้วยการนำมาวิเคราะห์ และ นำเสนอแนวทางแก้ปัญหาอย่างมีนัยสำคัญให้ผู้บริหารได้พิจารณา เรามักจะพบว่า HR นำเสนอด้วยการอ่านกราฟให้ผู้บริหารฟัง หรือไม่เช่นนั้น ก็นำตารางสถิติที่คัดลอกจาก MS Excel ใส่ในหน้าที่นำเสนอโดยไม่ได้มีการวิเคราะห์ใดๆ

การนำเสนอที่ดี ผู้นำเสนอต้องสามารถโน้มน้าวให้ผู้ฟังได้ตระหนักและแสดงพฤติกรรมตามที่ผู้นำเสนอต้องการให้ได้ ซึ่งได้แก่ เพื่อการรับทราบ (to inform) เพื่อการโน้มน้าวให้เห็นคล้อย (to convince) หรือ เพื่อนำไปสู่การปฏิบติ (to act)

ในภาพประกอบนี้ องุ่นคือข้อมูลดิบที่เรามี เครื่องคั้นคือสติปัญญาและประสบการณ์ของผู้นำเสนอที่จะวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อแสดงทรรศนะ หรือ ถ่ายทอดผลการวิเคราะห์ข้อมูล (น้ำองุ่น) ให้ผุ้ฟังได้รับทราบ ผู้ฟังคงได้ประโยชน์น้อยกว่าถ้าเพียงแค่เราส่งผ่านองุ่นให้เขา

เทคนิค #4


การเขียนโครงเรื่องคือความท้าท้ายอีกอย่างหนึ่งของการนำเสนอ ซึ่งก็เป็นไปได้สองทางคือ หนึ่งไม่มีข้อมูลที่จะนำเสนอ สองมีข้อมูลมากจนไม่ทราบว่าจะนำเสนออะไรดี หลักสำคัญที่จะช่วยลำดับความคิดและเรียงร้อยข้อมูลเพื่อการนำเสนอคือ

  1. หาแนวคิดสำคัญ (key message) 1 ประเด็น แนวคิดที่กำหนดขึ้นนี้้ต้องมีความชัดเจน ตรงประเด็น ไม่คลุมเครือ เพราะจะมีผลต่อการวางหัวข้อหลัก (storyline) ต่อไป ขอให้สังเกตุว่า เรื่องเดียวกันอาจมีแนวคิดสำคัญไม่เหมือนกันก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าวัตถุประสงค์ที่ต้องการบรรลุในการนำเสนอครั้งนั้นคืออะไร เช่น เราต้องการขออนุมัติรูปแบบการทำงานแบบ flex-time แต่ยังไม่เคยนำเสนอแนวคิดมาก่อน key message ครั้งนี้คือ การทำให้ผู้บริหารเห็นชอบและอนุมัติให้ตั้งคณะทำงานเพื่อศึกษา แต่หลังจากมีการศึกษาแล้ว ในครั้งต่อมา Key message จะเปลี่ยนการโน้มน้าวให้ผู้บริหารอนุมัติโครงการ Key messageที่ต่างกันนี้มีผลกับหัวข้อหลักที่เปลี่ยนแปลงไปด้วย

  2. มีหัวข้อหลัก (storyline) 3 หัวข้อ โดยหัวข้อหลักนี้จะมีหน้าที่เสมือนเป็น เส้นทางที่จะนำพาความคิดผู้ฟังไปสู่ key message ที่ต้องการนำเสนอ ทั้งนี้ การกำหนดให้ storyline มีเพียง 3 หัวข้อ ก็เพื่อให้กระชับ จำจำง่าย ที่สำคัญ หากผู้นำเสนอไม่สามารถกลั่นหัวข้อหลักให้เหลือเพียง 3 ข้อได้ แสดงว่าการสังเคราะห์ข้อมูลยังไม่ดีพอ ควรกลับไปดูเพื่อจัดกลุ่มใหม่อีกครั้ง

  3. ในส่วนสุดท้ายคือ ข้อมูลสนับสนุน (arguments) ได้แก่สถิติข้อเท็จจริงต่างๆ ที่จะสนับหัวข้อหลัก ซึ่งไม่ได้จำกัดจำนวนว่าจะมีเท่าไหร่ เพียงแต่ขอให้ข้อมูลนั้นมีความจำเป็นที่ต้องกล่าวถึงจริงๆ ถ้าหากอะไรไม่จำเป็น หรือไม่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาหลักโดยตรง แต่ผู้นำเสนอคาดว่าน่าจะมีการซักถามในระหว่างการนำเสนอ ก็ให้นำไปใส่ไว้ ภาคผนวก (appendix)

ทั้งนี้ ให้ตระหนักไว้เสมอว่า จำนวนหน้า ภาคผนวกจะเป็นตัวกำหนด ความยาวของ Executive Summary ซึ่งโดยปกติแล้วควรจะมีเพียง 1 หน้า แต่ถ้ามีจำนวนหน้าในภาคผนวกมาก นั่นชี้ให้เห็นว่า หัวข้อนำเสนอมีความซับซ้อน ดังนันจึงต้องเพิ่มจำนวน Executive Summary ให้ครอบคลุมทุกประเด็นที่ต้องการนำเสนอ โดยสัดส่วนในการคำนวนที่ใช้เป็นแนวทางคือ จำนวนหน้า Executive summary เท่ากับ 10% ของจำนวนหน้าในภาคผนวก ตัวอย่างเช่น ถ้ามีภาคผนวก 30 หน้า ก็จะมี Executive summary จำนวน 3 หน้า

เทคนิค #5

การนำเสนอข้อมูลโดยใช้กราฟ นับเป็นเรื่องหนักใจของผู้นำเสนอหลายๆ คน และเราคงสงสัยว่าทำไม่ในหนังสือนิตยสารต่างประเทศที่มีการนำเสนอกราฟ ในหลากหลายรูปแบบ ทำไมจึงดูสบายตา เป็นระเบียบ เข้าใจง่าย และมีความเป็นมืออาชีพ

จริงๆ แล้วเทคนิคการใช้กราฟสำหรับทำงานนำเสนอไม่ใช่เรื่องยากเกินความสามารถแต่อย่างใด ทุกคนก็ทำได้ เพียงแต่เราต้องรู้หลักในการทำ เช่น การทำกราฟวงกลม ให้วางเส้นดิ่งของชิ้นที่ใหญ่ที่สุดไว้ที่ตำแหน่ง 12 นาฬิกาเ