Search

EP 1. : Scenarios that will drive HR actions

Updated: Jun 24

Re-strategizing HR deliverable after COVID series.


สองสิ่งที่ทุกองค์กรกำลังเผชิญในเวลานี้คือ การระบาดของโควิด-19 และการเริ่มเข้าสู่ภาวะเศรษฐกิจถดถอยครั้งใหญ่ของประเทศ [และของโลก] ซึ่งจะส่งผลกระทบ อย่างรุนแรงต่อธุรกิจ ในทุกระดับตั้งแต่องค์กร กลุ่ม และ บุคคล ในทั้งภายนอก ตั้งแต่ลูกค้า คู่ค้า ซัพพลายเออร์ และภายในซึ่งก็คือพนักงาน


ผลกระทบครั้งนี้จะไม่หายไปภายในระยะเวลาอันสั้น แต่องค์กรจะต้องเฝ้าระวังและเตรียมรับมือกับสถานการณ์ที่ยาวนาน 18-24 เดือนเป็นอย่างน้อย ผลกระทบที่แต่ละอุตสาหกรรม แต่ละภูมิภาค แต่ละขนาด ประสบอาจแตกต่างกันไปบ้าง แต่ไม่มีพื้นที่หรือภาคส่วนใดที่รอดจากผลกระทบครั้งนี้ ดังนั้น กลยุทธ์ที่องค์กรกำหนดไว้ก่อนหน้าที่จะเกิดการระบาด จึงจำเป็นต้องได้รับการทบทวนและปรับปรุงทั้งสิ้น ทั้งนี้ ความเข้มข้นของการปรับเปลี่ยนจะมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละองค์กรได้รับผลกระทบรุนแรงมากน้อยเพียงใด



การคาดถึงภาพสถานการณ์ที่จะเกิด (scenario planning) คือผลลัพธ์ของการวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบ ดังนั้นการคาดถึงภาพสถานการณ์ (scenario) จึงไม่ใช่ การพยากรณ์ (prediction) แต่เป็นการกำหนดสมมติฐาน (hypothesis) ความเป็นไปได้ของสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้น จุดเด่นที่ทำให้การคาดสภาพการณ์เป็นเทคนิคซึ่งได้รับความนิยมสูงสุดในการวางแผนกลยุทธ์ก็เพราะ การคาดสภาพการณ์จะช่วยลดความสูญเสียด้านต่างๆ ให้กับองค์การ อันเป็นผลมาจากการ การประเมินที่สูง (overproduction) และ ต่ำ( underprediction) เกินความเป็นจริง


แม้ว่าองค์กรจะมีความสามารถในการการคาดสภาพการณ์ได้ความใกล้เคียงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงเพียงใด แต่ก็คงจะเปล่าประโยชน์ ถ้าหากไม่มีการ เตรียมการและดำเนินการใดๆ ที่สอดคล้องกับสถานการณ์ซึ่งคาดไว้

โดยปกติ เราจะคาดสภาพการณ์ที่จะเกิด เป็นสามรุปแบบได้แก่ สิ่งที่น่าจะเกิดมากที่สุด (base case), ควบคู่ไปกับสถานการณ์ที่แปรปรวนในทางบวก (best case) และ ทางลบ (worst case) แต่ก็ไม่ได้มีข้อกำหนดตายตัวว่าการคาดการณ์จะต้องเป็น 3 สถานการณ์เท่านั้น องค์กรอาจกำหนดได้ตั้งแต่ 2 แต่ไม่ควรเกิน 5 เพราะหากมากกว่านั้นจะทำให้เกิดความสับสนได้เนื่องจากมีตัวแปรเข้ามาเกี่ยวข้องมาก และการเตรียมการเพื่อรับมือจะมีความซ้บซ้อมและมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียสูงซึ่งไม่ก่อให้เกิดผลดีแต่อย่างใด


สิ่งคาดว่าจะเกิดในแต่ละสภาพการณ์ควรให้ข้อมูลชัดเจน เพียงพอที่จะสนับสนุนการกำหนดกลยุทธ์และแผนงาน ซึ่งใกรณีของงาน HR ในภาวะหลังโควิด แต่ละสภาพการณ์ต้องชี้แนะได้ว่า องค์กรต้องรับคนเพิ่ม หรือ ลดค่าใช้จ่ายลงเท่าไหร่ ต้องเพิ่มทักษะด้านไหน ต้องเตรียมแผนผู้สืบทอดตำแหน่งสำคัญ (critical position) กี่ตำแหน่ง จะต้องเตรียมทางเลือกสำหรับรูปแบบการเรียนรู้อย่างไรบ้าง เป็นต้น

กระบวนการในการคาดสภาพการณ์แบ่งเป็น 8 ขั้นได้แก่

1.

ระบุสิ่งที่เรามุ่งความสนใจ ( focal issue) เช่น ยอดขาย กำลังคน กระแสเงิน ฐานลูกค้าเป็นต้น ยิ่งเรากำหนดสิ่งที่สนใจให้มีความชัดเจนเท่าไหร่ ก็จะยิ่งทำให้เราทราบว่า ตัวแปรที่เราควรสนใจคืออะไร และ เราต้องรวบรวมข้อมูลจากที่ไหน สิ่งที่เรามุ่งความสนใจ อาจเป็นประเด็นตั้งต้น ของกระบวนการ หรือ อาจจะเป็น สิ่งที่เราต้องเตรียมการับมือก็ได้ เช่น ในเรื่องการรเตรียมแผนกำลังคน (workforce) หากสิ่งที่ธุรกิจสนใจคือ สภาพการณ์ของธุรกิจในรอบ 8 เดือนข้างหน้า ตัวแปรหลัก คือ กำลังซื้อผู้บริโภค มาตรการช่วยเหลือของรัฐ แนวโน้มการฟื้นตัวของอุตสาหรกรรมที่องค์กรเราดำเนินอยู่ ฯลฯ แผนกำลังคนจะเป็นหนึ่งในหัวข้อที่องค์กรต้องเตรียมการ ควบคู่ไปกับ แผนการตลาด แผนการเงิน และอื่นๆ แต่หาก สิ่งที่เราสนใจคือการเตรียมแผนกำลังคนให้เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ ตัวแปรที่เราสนใจคือ คาดการณ์ยอดขาย โปรไฟล์ทักษะของพนักงาน ( workforce skill profile) อัตราการหมุนเวียนของแรงงาน ( workforce mobility) เป็นต้น ผลของการวิเคราะห์ตัวแปรแหล่านี้จะบรรยายให้เห็นสถานการณ์ที่องค์กรต้องเผชิญในรูปแบบที่ต่างกัน ซึ่งต้องมีแผนในการ สรรหา หมุนเวียน รักษา พัฒนา เพื่อรองรับในแต่ละสถานการณ์


2.

กำหนดตัวแปรที่สำคัญ ( Key factors) เมื่อแน่ใจว่ากำหนดสิ่งที่สนใจได้ชัดเจนแล้ว ทีมงานจะระดมความคิดเพื่อกำหนดตัวแปรที่สำคัญ ซึ่งมีผลต่อประเด็นที่เราสนใจ หากในรอบแรกๆ ของการระดมความคิด อาจมีตัวแปรที่ถูกระบุขึ้นมามากถึง 30 ตัว ก็ไม่ต้องแปลกใจและอย่าพยายามควบคุมเพื่อลดจำนวนลง เพราะทีมจะค่อยๆ จัดรวม คัดออก เพิ่มเติม กลุ่มตัวแปรเหล่านี้ให้เหลือตัวแปรที่มีผลเกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น


3.

วิเคราะห์ปัจจัยภายนอก (external force) ที่มีผลกระทบกับตัวแปร อันจะส่งผลต่อเนื่องไปยังสิ่งที่เราสนใจ โดยทั่วไปแล้ว ในการกำหนดแผนกลยุทธ์องค์กร เรามักใช้เทคนิคการสำรวจปัจจัยภายนอก (environmental scanning) ที่เรียกว่า PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal) เป็นกรอบ และแม้เราจะทำความเข้าใจปัจจัยภายนอกในด้านต่างๆ เมื่อไม่กี่เดือนก่อนหน้านี้ แต่สถานการณ์แพร่ระบาดของโควิด มีผลทำให้ปัจจัยต่างๆ เปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิงโดยเฉพาะทัศนคติ และพฤติกรรมที่เปลี่ยนแปลงไปของคนซึ่งจะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงง่ายๆ ในช่วงระยะเวลาอันสั้น เช่นเดียวกับเทคโนโลยีที่มีอัตราเร่งชองการรับเข้ามาใช้ (adoption rate) สูงมากกว่าภาวะปกติ ดังนั้น เราจึงควรสแกนปัจจัยภายนอกอย่างละเอียดอีกครั้ง


4.

กรองให้เหลือสิ่งที่สำคัญที่สุด (critical uncertainty) ในขั้นที่ 2 และ 3 คือการระดมความคิดให้เปิดกว้างมากที่สุด ( divergent process) ในขณะที่กระบวนการในขั้นที่ 4 คือ การคัดกรอง ( convergent process) ให้เหลือแต่สิ่งที่มีความสำคัญและเกี่ยวข้องจริงๆ ซึ่งอาจใช้การออกเสียง (voting) ของสมาชิกในทีม ผ่านกรอบชี้วัดแบบสองแกน (2x2) โดยแกนแรก จะเป็น “ความสำคัญ” (importance & impact ) ที่สิ่งนั้นมีต่อประเด็นที่เราสนสจ และแกนที่สองเป็น “ระดับของความผันผวน” (degree of uncertainty) ของสิ่งนั้นๆ ซึ่งในที่สุด ทีมจะได้ ปัจจัยที่มีความสำคัญและมีความผันผวนมากที่สุด 3-5 ตัว



5.

กำหนดความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องของป้จจัยและตัวแปร (Scenario logic) เพื่อให้เกิดภาพที่ชัดเจนขึ้นว่า การเพิ่มขึ้นหรือลดระดับของตัวแปรแต่ละตัว จะส่งผลให้เกิดสถานการณ์ในลักษณะใดบ้าง


6.

อธิบายภาพสถานการณ์ (Scenario) ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะสรุปสิ่งที่ทีมคิดวิเคราะห์ ให้คนภายนอกทีมได้ทราบ ซึ่งต้องอาศัย การเล่าเรื่อง (storytelling technique) ที่จะกระตุ้นให้เกิดปฏิกริยาตามความคาดหวัง ทั้งนี้ ข้อแนะนำที่น่าจะเป็นประโยชน์ คือ การมอบหมายให้มีคนที่เขียน scenario เพียงคนเดียว แต่ทีมงานและผู้เกี่ยวข้องจะมีส่วนในการร่วมระดมความคิดเพื่อสร้างโครงเรื่อง(storyline) ที่คลอบคลุมและกระชับ


7.

ระบุผลกระทบและทางเลือก (implication and option) ขั้นตอนนี้จะระดมผู้มีส่วนร่วมนอกเหนือไปจากคณะทำงาน เพื่อเข้ามาระดมความคิดว่า สภานการณ์แต่ละสถานกาณ์จะส่งผลอย่างไรต่อ องค์กร ควบคู่ไปกับการกำหนดทางเลือกที่เหมาะสมเพื่อลดความสูญเสีย หรือ สร้างคุณค่าจากโอกาสที่เกิดขึ้นในแต่ละสถานการณ์


8.

ระบุตัวชั้วัดเบื้องต้น (early indicator) ที่ทำให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจร่วมกันว่า เมื่อตัวชี้วัดเหล่านี้เกิดขึ้น นั่นหมายความว่าองค์กรกำลังเข้าสู่สภาพการณ์ที่ได้กำหนดไว้ในระดับต่างๆ โดยสถานการณ์โควิดนี้ ตัวชี้วัด ได้แก่ ตัวชี้วัดภายนอก ( อัตราการติดเชื้อ, จำนวนผู้เสียชีวิต, จำนวนผู้เข้ารับการรักษา, อัตราการว่างงาน การหดตัวทางเศรษฐกิจ ฯลฯ) และตัวชี้วัดภายใน (รายได้ ผลกำไร อัตราการขาดงาน อัตราการลาออก ระดับความผุกพัน ฯลฯ)


การทำงาน HR ในภาวะเช่นนี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่ HR ต้องเข้าใจว่าสถานการณ์ที่องค์กรคาดว่าจะประสบนั้น มีภาพเป็นเช่นใด และในภาวะที่ปัจจัยทั้งภายในและภายนอกมีความผันผวนรุนแรงตลอดเวลา HR จึงควรกำหนดความน่าจะเป็นของสภาพการณ์ไว้มากกว่า 1 สภาพการณ์ โดยมีระบบที่จะแจ้งเตือนว่าองค์กรกำลังเข้าสู่สภาพการณ์ใด เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องตระหนัก และตัดสินใจนำแผนที่เกี่ยวข้องกับภาพการณ์นั้นๆ มาใช้ได้อย่างเหมาะสม

สิ่งสำคัญที่ต้องตระหนักก็คือ สภาพการณ์ ( scenario) ไม่ใช่ กลยุทธ์ ( strategy) ซึ่งจะมีกระบวนการกำหนดแผนกลุยทธ์ (strategic formulation) ที่แตกต่างไปจากการกำหนดสถานการณ์ (scenario planning) แม้ว่าจะสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลและการวิเคราะห์ในเรื่องเดียวกันได้


บทความที่ HR Headquarter จะนำเสนอต่อจากนี้คือ แนวคิดที่ช่วยให้ HR สามารถนำไปปรับกระบวนการทำงาน ตลอดทั้งวงจรของการเป็นพนักงาน (Hire to Retire- H2R) ให้เหมาะสมกับสภาพการณ์ขององค์กรภายหลังการระบาดของโควิด ซึ่งกลยุทธ์และแผนงาน HR จะแตกต่างกัน ทั้งนี้ เราจะแบ่ง องค์กรภายหลังโควิด ออกเป็น 3 กลุ่มได้แก่


กลุ่มที่ 1 Damaged

องค์กรที่ได้รับผลกระทบทางธุรกิจอย่างรุนแรง และแนวโน้มที่จะฟื้นตัวกินระยะเวลานาน เกินกว่าสิ้นปี 2563 องค์กรในกลุ่มนี้ได้แก่ สายการบิน โรงแรงม ร้านอาหาร สถานบันเทิง สถานจัดประชุม ฯลฯ ซึ่งรูปแบบการดำเนินธุรกิจได้รับผลกระบทบโดยตรงจากมาตรการในการป้องกันการระบาด เช่น การรักษาระยะห่างทางสังคม


กลุ่มที่ 2 Challenged

องค์กรที่ได้รับผลกระทบในระยะสั้น ทำให้ฐานลูกค้า ยอดขาด และ รายได้ลดลง แต่แนวโน้มที่จะฟื้นตัวสูงในช่วงภายหลังการระบาด และน่าจะผลประกอบการดีขึ้นภายในปี 2563 องค์กรในกลุ่มนี้ได้แก่ ธุรกิจการผลิตสินค้าประเภทต่างๆ ที่แม้ว่าในระยะนี้อาจจะดูเหมือนจะได้รับผลกระทบรุนแรง เช่น อุตสาหกรรมยานยนต์ พลังงาน เครื่องอุปภค บริโภค เฟอร์นนิเจอร์ อุปกรณ์ก่อนสร้าง รวมถึง บางส่วนของธุรกิจค้าปลีก และ การให้บริการเฉพาะด้าน เช่น การฝึกอบรม การศึกษา เป็นต้น


กลุ่มที่ 3 Fortunate

องค์กรที่นอกจากจะไม่ได้รับผลกระทบแล้ว ยังสามารถเติบโตได้ ซึ่งองค์กรในกลุ่มนี้ได้แก่ ผลิตภัณฑ์ด้านสุขภาพ และ ยา, เทคโนโลยี และการสื่อสาร, การให้บริการทางการเงิน(ในบางประเภท) ตลอดจน บริการการรัรบส่งสินค้าเป็นต้น


ติดตามการปรับกลยุทธ์ และ แนวปฏิบัติในงาน HR ด้านต่างๆ ได้ทั้งรูปแบบของ Blog และ Virtual seminar ได้ที่ www.hrheadquarter.com
1,332 views

CONTACT US

888/143 Mahatun Plaza Floor 14th,

Ploenchit  Patumwan, Bangkok 10330

+66 81 8117476

© 2020 by TAS Consulting Partner Limited