Search

EP 1. : Scenarios that will drive HR actions

Updated: Jun 24, 2020

Re-strategizing HR deliverable after COVID series.


สองสิ่งที่ทุกองค์กรกำลังเผชิญในเวลานี้คือ การระบาดของโควิด-19 และการเริ่มเข้าสู่ภาวะเศรษฐกิจถดถอยครั้งใหญ่ของประเทศ [และของโลก] ซึ่งจะส่งผลกระทบ อย่างรุนแรงต่อธุรกิจ ในทุกระดับตั้งแต่องค์กร กลุ่ม และ บุคคล ในทั้งภายนอก ตั้งแต่ลูกค้า คู่ค้า ซัพพลายเออร์ และภายในซึ่งก็คือพนักงาน


ผลกระทบครั้งนี้จะไม่หายไปภายในระยะเวลาอันสั้น แต่องค์กรจะต้องเฝ้าระวังและเตรียมรับมือกับสถานการณ์ที่ยาวนาน 18-24 เดือนเป็นอย่างน้อย ผลกระทบที่แต่ละอุตสาหกรรม แต่ละภูมิภาค แต่ละขนาด ประสบอาจแตกต่างกันไปบ้าง แต่ไม่มีพื้นที่หรือภาคส่วนใดที่รอดจากผลกระทบครั้งนี้ ดังนั้น กลยุทธ์ที่องค์กรกำหนดไว้ก่อนหน้าที่จะเกิดการระบาด จึงจำเป็นต้องได้รับการทบทวนและปรับปรุงทั้งสิ้น ทั้งนี้ ความเข้มข้นของการปรับเปลี่ยนจะมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละองค์กรได้รับผลกระทบรุนแรงมากน้อยเพียงใด



การคาดถึงภาพสถานการณ์ที่จะเกิด (scenario planning) คือผลลัพธ์ของการวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบ ดังนั้นการคาดถึงภาพสถานการณ์ (scenario) จึงไม่ใช่ การพยากรณ์ (prediction) แต่เป็นการกำหนดสมมติฐาน (hypothesis) ความเป็นไปได้ของสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้น จุดเด่นที่ทำให้การคาดสภาพการณ์เป็นเทคนิคซึ่งได้รับความนิยมสูงสุดในการวางแผนกลยุทธ์ก็เพราะ การคาดสภาพการณ์จะช่วยลดความสูญเสียด้านต่างๆ ให้กับองค์การ อันเป็นผลมาจากการ การประเมินที่สูง (overproduction) และ ต่ำ( underprediction) เกินความเป็นจริง


แม้ว่าองค์กรจะมีความสามารถในการการคาดสภาพการณ์ได้ความใกล้เคียงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงเพียงใด แต่ก็คงจะเปล่าประโยชน์ ถ้าหากไม่มีการ เตรียมการและดำเนินการใดๆ ที่สอดคล้องกับสถานการณ์ซึ่งคาดไว้

โดยปกติ เราจะคาดสภาพการณ์ที่จะเกิด เป็นสามรุปแบบได้แก่ สิ่งที่น่าจะเกิดมากที่สุด (base case), ควบคู่ไปกับสถานการณ์ที่แปรปรวนในทางบวก (best case) และ ทางลบ (worst case) แต่ก็ไม่ได้มีข้อกำหนดตายตัวว่าการคาดการณ์จะต้องเป็น 3 สถานการณ์เท่านั้น องค์กรอาจกำหนดได้ตั้งแต่ 2 แต่ไม่ควรเกิน 5 เพราะหากมากกว่านั้นจะทำให้เกิดความสับสนได้เนื่องจากมีตัวแปรเข้ามาเกี่ยวข้องมาก และการเตรียมการเพื่อรับมือจะมีความซ้บซ้อมและมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียสูงซึ่งไม่ก่อให้เกิดผลดีแต่อย่างใด


สิ่งคาดว่าจะเกิดในแต่ละสภาพการณ์ควรให้ข้อมูลชัดเจน เพียงพอที่จะสนับสนุนการกำหนดกลยุทธ์และแผนงาน ซึ่งใกรณีของงาน HR ในภาวะหลังโควิด แต่ละสภาพการณ์ต้องชี้แนะได้ว่า องค์กรต้องรับคนเพิ่ม หรือ ลดค่าใช้จ่ายลงเท่าไหร่ ต้องเพิ่มทักษะด้านไหน ต้องเตรียมแผนผู้สืบทอดตำแหน่งสำคัญ (critical position) กี่ตำแหน่ง จะต้องเตรียมทางเลือกสำหรับรูปแบบการเรียนรู้อย่างไรบ้าง เป็นต้น

กระบวนการในการคาดสภาพการณ์แบ่งเป็น 8 ขั้นได้แก่

1.

ระบุสิ่งที่เรามุ่งความสนใจ ( focal issue) เช่น ยอดขาย กำลังคน กระแสเงิน ฐานลูกค้าเป็นต้น ยิ่งเรากำหนดสิ่งที่สนใจให้มีความชัดเจนเท่าไหร่ ก็จะยิ่งทำให้เราทราบว่า ตัวแปรที่เราควรสนใจคืออะไร และ เราต้องรวบรวมข้อมูลจากที่ไหน สิ่งที่เรามุ่งความสนใจ อาจเป็นประเด็นตั้งต้น ของกระบวนการ หรือ อาจจะเป็น สิ่งที่เราต้องเตรียมการับมือก็ได้ เช่น ในเรื่องการรเตรียมแผนกำลังคน (workforce) หากสิ่งที่ธุรกิจสนใจคือ สภาพการณ์ของธุรกิจในรอบ 8 เดือนข้างหน้า ตัวแปรหลัก คือ กำลังซื้อผู้บริโภค มาตรการช่วยเหลือของรัฐ แนวโน้มการฟื้นตัวของอุตสาหรกรรมที่องค์กรเราดำเนินอยู่ ฯลฯ แผนกำลังคนจะเป็นหนึ่งในหัวข้อที่องค์กรต้องเตรียมการ ควบคู่ไปกับ แผนการตลาด แผนการเงิน และอื่นๆ แต่หาก สิ่งที่เราสนใจคือการเตรียมแผนกำลังคนให้เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ ตัวแปรที่เราสนใจคือ คาดการณ์ยอดขาย โปรไฟล์ทักษะของพนักงาน ( workforce skill profile) อัตราการหมุนเวียนของแรงงาน ( workforce mobility) เป็นต้น ผลของการวิเคราะห์ตัวแปรแหล่านี้จะบรรยายให้เห็นสถานการณ์ที่องค์กรต้องเผชิญในรูปแบบที่ต่างกัน ซึ่งต้องมีแผนในการ สรรหา หมุนเวียน รักษา พัฒนา เพื่อรองรับในแต่ละสถานการณ์


2.

กำหนดตัวแปรที่สำคัญ ( Key factors) เมื่อแน่ใจว่ากำหนดสิ่งที่สนใจได้ชัดเจนแล้ว ทีมงานจะระดมความคิดเพื่อกำหนดตัวแปรที่สำคัญ ซึ่งมีผลต่อประเด็นที่เราสนใจ หากในรอบแรกๆ ของการระดมความคิด อาจมีตัวแปรที่ถูกระบุขึ้นมามากถึง 30 ตัว ก็ไม่ต้องแปลกใจและอย่าพยายามควบคุมเพื่อลดจำนวนลง เพราะทีมจะค่อยๆ จัดรวม คัดออก เพิ่มเติม กลุ่มตัวแปรเหล่านี้ให้เหลือตัวแปรที่มีผลเกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น


3.

วิเคราะห์ปัจจัยภายนอก (external force) ที่มีผลกระทบกับตัวแปร อันจะส่งผลต่อเนื่องไปยังสิ่งที่เราสนใจ โดยทั่วไปแล้ว ในการกำหนดแผนกลยุทธ์องค์กร เรามักใช้เทคนิคการสำรวจปัจจัยภายนอก (environmental scanning) ที่เรียกว่า PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal) เป็นกรอบ และแม้เราจะทำความเข้าใจปัจจัยภายนอกในด้านต่างๆ เมื่อไม่กี่เดือนก่อนหน้านี้ แต่สถานการณ์แพร่ระบาดของโควิด มีผลทำให้ปัจจัยต่างๆ เปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิงโดยเฉพาะทัศนคติ และพฤติกรรมที่เปลี่ยนแปลงไปของคนซึ่งจะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงง่ายๆ ในช่วงระยะเวลาอันสั้น เช่นเดียวกับเทคโนโลยีที่มีอัตราเร่งชองการรับเข้ามาใช้ (adoption rate) สูงมากกว่าภาวะปกติ ดังนั้น เราจึงควรสแกนปัจจัยภายนอกอย่างละเอียดอีกครั้ง


4.

กรองให้เหลือสิ่งที่สำคัญที่สุด (critical uncertainty) ในขั้นที่ 2 และ 3 คือการระดมความคิดให้เปิดกว้างมากที่สุด ( divergent process) ในขณะที่กระบวนการในขั้นที่ 4 คือ การคัดกรอง ( convergent process) ให้เหลือแต่สิ่งที่มีความสำคัญและเกี่ยวข้องจริงๆ ซึ่งอาจใช้การออกเสียง (voting) ของสมาชิกในทีม ผ่านกรอบชี้วัดแบบสองแกน (2x2) โดยแกนแรก จะเป็น “ความสำคัญ” (importance & impact ) ที่สิ่งนั้นมีต่อประเด็นที่เราสนสจ และแกนที่สองเป็น “ระดับของความผันผวน” (degree of uncertainty) ของสิ่งนั้นๆ ซึ่งในที่สุด ทีมจะได้ ปัจจัยที่มีความสำคัญและมีความผันผวนมากที่สุด 3-5 ตัว



5.

กำหนดความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องของป้จจัยและตัวแปร (Scenario logic) เพื่อให้เกิดภาพที่ชัดเจนขึ้นว่า การเพิ่มขึ้นหรือลดระดับของตัวแปรแต่ละตัว จะส่งผลให้เกิดสถานการณ์ในลักษณะใดบ้าง


6.

อธิบายภาพสถานการณ์ (Scenario) ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะสรุปสิ่งที่ทีมคิดวิเคราะห์ ให้คนภายนอกทีมได้ทราบ ซึ่งต้องอาศัย การเล่าเรื่อง (storytelling technique) ที่จะกระตุ้นให้เกิดปฏิกริยาตามความคาดหวัง ทั้งนี้ ข้อแนะนำที่น่าจะเป็นประโยชน์ คือ การมอบหมายให้มีคนที่เขียน scenario เพียงคนเดียว แต่ทีมงานและผู้เกี่ยวข้องจะมีส่วนในการร่วมระดมความคิดเพื่อสร้างโครงเรื่อง(storyline) ที่คลอบคลุมและกระชับ


7.

ระบุผลกระทบและทางเลือก (implication and option) ขั้นตอนนี้จะระดมผู้มีส่วนร่วมนอกเหนือไปจากคณะทำงาน เพื่อเข้ามาระดมความคิดว่า สภานการณ์แต่ละสถานกาณ์จะส่งผลอย่างไรต่อ องค์กร ควบคู่ไปกับการกำหนดทางเลือกที่เหมาะสมเพื่อลดความสูญเสีย หรือ สร้างคุณค่าจากโอกาสที่เกิดขึ้นในแต่ละสถานการณ์


8.

ระบุตัวชั้วัดเบื้องต้น (early indicator) ที่ทำให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจร่วมกันว่า เมื่อตัวชี้วัดเหล่านี้เกิดขึ้น นั่นหมายความว่าองค์กรกำลังเข้าสู่สภาพการณ์ที่ได้กำหนดไว้ในระดับต่างๆ โดยสถานการณ์โควิดนี้ ตัวชี้วัด ได้แก่ ตัวชี้วัดภายนอก ( อัตราการติดเชื้อ, จำนวนผู้เสียชีวิต, จำนวนผู้เข้ารับการรักษา, อัตราการว่างงาน การหดตัวทางเศรษฐกิจ ฯลฯ) และตัวชี้วัดภายใน (รายได้ ผลกำไร อัตราการขาดงาน อัตราการลาออก ระดับความผุกพัน ฯลฯ)


การทำงาน HR ในภาวะเช่นนี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่ HR ต้องเข้าใจว่าสถานการณ์ที่องค์กรคาดว่าจะประสบนั้น มีภาพเป็นเช่นใด และในภาวะที่ปัจจัยทั้งภายในและภายนอกมีความผันผวนรุนแรงตลอดเวลา HR จึงควรกำหนดความน่าจะเป็นของสภาพการณ์ไว้มากกว่า 1 สภาพการณ์ โดยมีระบบที่จะแจ้งเตือนว่าองค์กรกำลังเข้าสู่สภาพการณ์ใด เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องตระหนัก และตัดสินใจนำแผนที่เกี่ยวข้องกับภาพการณ์นั้นๆ มาใช้ได้อย่างเหมาะสม

สิ่งสำคัญที่ต้องตระหนักก็คือ สภาพการณ์ ( scenario) ไม่ใช่ กลยุทธ์ ( strategy) ซึ่งจะมีกระบวนการกำหนดแผนกลุยทธ์ (strategic formulation) ที่แตกต่างไปจากการกำหนดสถานการณ์ (scenario planning) แม้ว่าจะสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลและการวิเคราะห์ในเรื่องเดียวกันได้


บทความที่ HR Headquarter จะนำเสนอต่อจากนี้คือ แนวคิดที่ช่วยให้ HR สามารถนำไปปรับกระบวนการทำงาน ตลอดทั้งวงจรของการเป็นพนักงาน (Hire to Retire- H2R) ให้เหมาะสมกับสภาพการณ์ขององค์กรภายหลังการระบาดของโควิด ซึ่งกลยุทธ์และแผนงาน HR จะแตกต่างกัน ทั้งนี้ เราจะแบ่ง องค์กรภายหลังโควิด ออกเป็น 3 กลุ่มได้แก่


กลุ่มที่ 1 Damaged

องค์กรที่ได้รับผลกระทบทางธุรกิจอย่างรุนแรง และแนวโน้มที่จะฟื้นตัวกินระยะเวลานาน เกินกว่าสิ้นปี 2563 องค์กรในกลุ่มนี้ได้แก่ สายการบิน โรงแรงม ร้านอาหาร สถานบันเทิง สถานจัดประชุม ฯลฯ ซึ่งรูปแบบการดำเนินธุรกิจได้รับผลกระบทบโดยตรงจากมาตรการในการป้องกันการระบาด เช่น การรักษาระยะห่างทางสังคม


กลุ่มที่ 2 Challenged

องค์กรที่ได้รับผลกระทบในระยะสั้น ทำให้ฐานลูกค้า ยอดขาด และ รายได้ลดลง แต่แนวโน้มที่จะฟื้นตัวสูงในช่วงภายหลังการระบาด และน่าจะผลประกอบการดีขึ้นภายในปี 2563 องค์กรในกลุ่มนี้ได้แก่ ธุรกิจการผลิตสินค้าประเภทต่างๆ ที่แม้ว่าในระยะนี้อาจจะดูเหมือนจะได้รับผลกระทบรุนแรง เช่น อุตสาหกรรมยานยนต์ พลังงาน เครื่องอุปภค บริโภค เฟอร์นนิเจอร์ อุปกรณ์ก่อนสร้าง รวมถึง บางส่วนของธุรกิจค้าปลีก และ การให้บริการเฉพาะด้าน เช่น การฝึกอบรม การศึกษา เป็นต้น


กลุ่มที่ 3 Fortunate

องค์กรที่นอกจากจะไม่ได้รับผลกระทบแล้ว ยังสามารถเติบโตได้ ซึ่งองค์กรในกลุ่มนี้ได้แก่ ผลิตภัณฑ์ด้านสุขภาพ และ ยา, เทคโนโลยี และการสื่อสาร, การให้บริการทางการเงิน(ในบางประเภท) ตลอดจน บริการการรัรบส่งสินค้าเป็นต้น


ติดตามการปรับกลยุทธ์ และ แนวปฏิบัติในงาน HR ด้านต่างๆ ได้ทั้งรูปแบบของ Blog และ Virtual seminar ได้ที่ www.hrheadquarter.com
1,436 views0 comments

Recent Posts

See All

CONTACT US

888/143 Mahatun Plaza Floor 14th,

Ploenchit  Patumwan, Bangkok 10330

+66 81 8117476

© 2021 by TAS Consulting Partner Limited